NPOのAI活用　助成金の申請書・活動報告・寄付・ボランティア募集のプロンプト例と注意点

この記事で扱うツール

値は TRAIL のファクトパック（2026年11月6日時点）と、各ツールの使い方の記事による。NotebookLM は2026年7月16日に名前を Gemini Notebook に変えた。この記事では使い方の記事に合わせて NotebookLM と呼ぶ。

料金の通貨は、Claude が米ドル、ほかの3つは円だ。日本の利用者には、Claude の料金に10%の消費税が別にかかる。

非営利団体向けの制度は各社の公式ページに次のように書かれている。どれも団体の認定や審査が要るので、申し込む前に対象の条件と対象の国を各社の公式ページで確かめる。日本の団体が対象かは、どのページの本文にもはっきりとは書かれていない。

• Canva：Canva for NPO のページによると、非営利団体として認定を受けると、50人以下のチーム1つに、Canvaプロのすべてのプレミアム機能と、チームや共同作業向けのツールが無料で提供される。Canvaエンタープライズのアカウントを足す場合は50%オフになる。
• Google：Google for Nonprofits の対象の団体は、Google Workspace for Nonprofits を1ユーザー月¥0で使える。Business Standard は1年契約で1ユーザー月¥400（標準料金の75%オフ）、Business Plus は月¥700（72%オフ）だ。NotebookLM の使い方の記事によると、Business Standard と Business Plus では NotebookLM の上限がさらに大きい。
• Anthropic：Claude for Nonprofits の発表によると、非営利団体は Team と Enterprise のプランを最大75%の割引で使える。TRAIL の年表では、2026年10月26日に、認証を受けた非営利団体向けの「Claude for Nonprofits」プラグインも公開された。
• OpenAI：OpenAI for Nonprofits の発表のページの冒頭にある2025年5月8日の更新情報は、非営利団体は営業チームに連絡すると ChatGPT を25%割引で使えるとしている。同じページの2024年5月30日の本文は、ChatGPT Business を20%割引、Enterprise を営業担当を通して50%割引としたままで、割引率が食い違っている。新しい更新の25%を目安にし、実際の割引率は営業チームに確かめる。

場面ごとの使い方

ここでのプロンプトは各ツールにこう頼めるという例だ。[ ] の中を自分の内容に差し替えて使う。TRAIL は出力を確かめていないので、できたものは必ず自分で確かめる。受益者、寄付者、会員の名前や連絡先、相談の内容は、プロンプトにも添付するファイルにも入れない。自治体の窓口の仕事は自治体のAI活用、広報の仕事は広報のAI活用、SNS の投稿はSNS運用のAI活用にまとめている。

助成金の募集要項から要件と必要書類の一覧を作る

財団や企業の助成金の募集要項を読み、応募できるか、何を出すかを整理したいときだ。NotebookLM は読み込ませた資料を「ソース」とし、ソースのどこを使ったかを示す引用付きで答える。回答に使うのは、ソースに含まれるデータだけだ。助成金ごとにノートブックを作り、募集要項の PDF やウェブページを追加して、チャットで次のように頼む。

「[募集要項の名前]」をもとに、次の一覧を作ってください。
1. 応募できる団体の条件（法人格、活動の年数、地域など）
2. 対象になる事業と、対象にならない経費
3. 提出する書類の一覧と、それぞれの様式や枚数の指定
4. 締め切り、助成の金額の上限、事業の期間
それぞれ、募集要項の該当する箇所を引用してください。
募集要項に書かれていない点は「記載なし」と書いてください。

自分の団体が条件に当てはまるかの判断は、AI の答えで決めず、助成元に問い合わせて確かめる。締め切りと金額は引用を選んで原文の該当箇所で確かめる。ソースの追加の手順は NotebookLM の使い方にある。

申請書の下書きを作る

申請書の様式に沿って、事業の目的や計画の欄の下書きを作りたいときだ。Claude は PDF や Word の資料を読み込み、内容への質問や要約に答える。チャットボックスの「+」から募集要項と、団体が書いた事業のメモを添付して、次のように頼む。

添付した[募集要項の名前]の様式に沿って、申請書の「[欄の名前]」の下書きを作ってください。
材料は、添付した[事業のメモの名前]だけです。
メモにない活動の実績、受益者の人数、成果の数字は書かず、「団体が記入」と空けてください。
募集要項の審査の観点ごとに、下書きのどの文が対応するかも一覧にしてください。
字数は[字数]字以内にしてください。

活動の事実と数字は、団体の記録をもとに職員が書き入れる。図やグラフまで読むのは100ページ以下の PDF で、101〜1,000ページの PDF は文字だけを読み、1,000ページを超える PDF は読み込めない。頼み方は Claude の使い方にある。

申請書を推敲し、字数に収める

書き上げた申請書を、読みやすく、決められた字数に収めたいときだ。ChatGPT は文章の下書き、書き直し、要約ができる。書いた文章を貼って、次のように頼む。

次の文章は、助成金の申請書の「[欄の名前]」です。
[字数]字以内に収まるように、読みやすく書き直してください。
事実、数字、固有名詞は変えず、足さないでください。
削った内容と、意味が変わりそうな箇所は、書き直しのあとに一覧にしてください。

[申請書の文章を貼る]

書き直しのあとで、数字と団体名が元の文と同じかを1つずつ照らし合わせる。頼み方は ChatGPT の使い方にある。

活動の記録を集計して報告書の表にする

年次報告や助成元への実績報告に、活動の回数や参加者数の表を載せたいときだ。Claude は Excel や CSV のファイルを読み、動作する数式を含むスプレッドシートを作れる。「設定」→「機能」でコードの実行とファイルの作成をオンにして、名前や連絡先の列を消した記録を添付し、次のように頼む。

添付した[ファイル名]は、[期間]の[活動の名前]の記録です。
[活動の種類の列名]ごとに、月別の実施回数と[参加者数の列名]の合計を集計してください。
結果は、数式が入った Excel のファイルにしてください。
記録が空欄の行は数えず、何行あったかを書いてください。

報告に載せる数字は、AI に推計させず、団体の記録から集計したものだけを使う。集計の結果は、表計算のソフトで元の記録と照らし合わせる。手順は Claude の使い方にある。

活動報告書の文章をまとめる

1年分の事業報告や会議の記録から、活動報告書の本文をまとめたいときだ。NotebookLM はソースを、よくある質問や概要説明資料などのレポートにまとめられる。その年の事業報告、理事会の議事録、集計した表をソースに入れ、チャットで次のように頼む。

ソースにある[年度]の事業報告をもとに、活動報告書の「事業ごとの報告」の下書きを作ってください。
事業ごとに、実施した内容、実施の回数や参加者数、見えてきた課題を書いてください。
数字はソースにあるものだけを使い、それぞれ引用を付けてください。
ソースにない成果や評価は書かないでください。

できた下書きは引用を選んでソースの該当箇所で確かめてから使う。書き出すときは、レポートの「Google ドキュメントにエクスポート」を使う。

寄付の呼びかけ文を書く

年末の募金や、特定の事業への寄付を呼びかける文を書きたいときだ。ChatGPT は文章の下書きができ、OpenAI のガイドは「フォーマル」「親しみやすい」のような言葉でトーンを指定するよう勧めている。次のように頼む。

[団体名]の寄付の呼びかけ文を書いてください。
読み手：[これまでの支援者／初めて団体を知る人]
使い道：[事業の名前]の[具体的な使い道]
伝えたい事実：[団体が記録している活動の事実を書く]
寄付の方法：[振込／オンライン決済など]
トーンは親しみやすく、誇張した表現は使わないでください。400字程度でお願いします。

伝えたい事実の欄には、団体が確かめた活動の事実だけを書く。寄付金の控除のような税の扱いを文に入れるときは、AI の文に任せず、所轄庁や税理士に確かめた内容を書く。

ボランティア募集のチラシを作る

イベントの運営や日々の活動に参加するボランティアを、チラシで募集したいときだ。Canva AI は指示からプレゼンテーション、SNS の投稿、チラシ、名刺などのデザインを作る。ホームの「Canva AI」でプラスのアイコンから「ブランドキットを適用」を選び、次のように頼む。

[団体名]のボランティア募集のチラシを、A4 縦で作ってください。
対象：[大学生／地域の人／週末に参加できる人]
入れる文字：活動の内容[内容]、日時[日時]、場所[場所]、参加の条件[条件]、申し込み方法[方法]
問い合わせ先の QR コードを置く余白を右下に空けてください。
雰囲気は[明るい／落ち着いた]にしてください。

Canva の公式はデザインの種類、目的と相手、スタイル、伝えるメッセージを書くよう勧めている。日時、場所、参加の条件は、刷る前に団体で決めた内容と照らし合わせる。写真風の画像が要るときの頼み方は Canva の使い方にある。

会員や支援者へのお礼状を書く

寄付や会費を受け取ったあと、会員や支援者に送るお礼状の文面を用意したいときだ。Claude はメールから脚本まで、さまざまな形式の文章を書く（Anthropic のヘルプセンター）。宛名を入れずに、次のように頼む。

[団体名]から、[寄付／年会費]をいただいた方に送るお礼状の文面を書いてください。
宛名は「[お名前]様」と空けたままにしてください。
入れること：お礼、[事業の名前]に使わせていただくこと、[年度]の活動の報告をお送りする時期
相手との関係：[長く支援している方／初めての方]
はがき1枚に収まる長さで、2通り書いてください。

宛名と金額は、文面ができてから手元の名簿で差し込む。Canva でデザインしたはがきに入れた文は、テキストを右クリックして「マジック作文」を選ぶと、ていねいな言い方に直せる。

会議の録音から議事録を作る

理事会や運営会議の録音から、決まったことと次の作業をまとめたいときだ。NotebookLM は音声ファイルをソースとして読み込むときに文字に起こし、日本語にも対応している。会議ごとにノートブックを作り、録音を追加して、チャットで次のように頼む。

[会議名]の録音ソースをもとに、議事録を作ってください。
1. 議題ごとの決定事項
2. 継続して話し合う課題
3. 次の作業（担当者と期限が録音で分かるものは添える）
録音で確かめられない点は「録音からは不明」と書いてください。

録音する前に、出席者に録音と AI での文字起こしを知らせておく。重要な発言は引用を選んで文字起こしの元の箇所で確かめる。ChatGPT の有料プランでも、録音ファイルを添付して議事録にできる。手順は NotebookLM の使い方にある。

理事会の資料をスライドにする

事業の進み具合や来年度の計画を、理事会で説明するスライドにしたいときだ。NotebookLM の「Studio」パネルの「スライド資料」は、ソースからスライドを作り、PDF か PowerPoint（.pptx）でダウンロードできる。事業報告と計画のメモをソースに入れ、「スライド資料」の鉛筆アイコンを選んで、次のように書く。

理事会向けに、[年度]の事業の進み具合と[来年度]の計画を説明するスライドを作ってください。
最初に決めてほしい議題、次に事業ごとの進み具合、最後に計画の案と予算の概要を入れてください。
数字はソースにあるものだけを使ってください。

スライド資料は18歳以上が使える。決算や予算の数字は、会計の担当者がまとめた元の資料と照らし合わせてから配る。手順は NotebookLM の使い方にある。

社内の情報を入れる前に

事業の記録、会議の録音、会員の名簿などを入れる前に、使うプランでデータがどう扱われるかを確かめる。各ツールの公式の説明は次のとおりだ。

NotebookLM

個人のアカウントではフィードバックを送らない限り、ノートブックの内容が Google の基盤モデルの学習に直接使われることはない。高評価や低評価のフィードバックを送ると、プロンプト、ソース、出力などが集められ、訓練を受けたチームが確認する。Google Workspace のアカウントでは、フィードバックを送った場合でも、アップロード、質問、回答が人によって確認されることも、AI モデルの学習に使われることもない（Google のヘルプ「Gemini Notebook のプライバシーと利用規約」による）。

Claude

Free、Pro、Max などでは、モデルの学習に会話を使うかを利用者が設定で選ぶ。止めるときは「設定」→「プライバシー」で「AIモデルの改善を支援する」をオフにする。オフにすると、新しいチャットは今後のモデルの学習に使われない。シークレットチャットは学習への利用を許していても Claude の改善に使われない。Team、Enterprise、API などの商用の製品では、初期設定で入力と出力を学習に使わない（Anthropic のヘルプによる）。

ChatGPT

無料版、Plus、Pro の個人用ワークスペースでは、初期設定で会話がモデルの改善に使われる。止めるときは「設定」→「データコントロール」で「すべての人のためにモデルを改善する」をオフにする。一時チャットは履歴に残らず、モデルの改善にも使われない。Business、Enterprise、Edu のワークスペースの内容は、初期設定ではモデルの学習に使われない（OpenAI のヘルプ「ChatGPT のデータ管理」による）。

Canva

Canva は利用者のコンテンツを、プライバシー設定と合う場合に限って AI 機能の改善に使う。設定はホームのプロフィールのアイコンから「アカウント」→「プライバシーコントロール」で変えられる。Canvaビジネスと Canvaエンタープライズではこの項目が無効になっていて、コンテンツは AI 機能の改善に使われない（Canva の「トラストセンター」による）。

気をつけること

回答が間違っていることがある

AI が事実と違う内容をもっともらしく答えることをハルシネーションという。Google のヘルプは NotebookLM が不正確な情報を示すことがあると説明し、医療、法律、金融に関する助言は資格のある専門家に相談するよう求めている。OpenAI のヘルプは、ChatGPT が誤った情報を出すことがあると説明し、回答を初稿として使うよう勧めている。Anthropic の利用規約は、出力は詳しく見えても正確とは限らないとしている。助成金の締め切りと金額、活動の数字、団体名や事業名は、元の資料と照らし合わせてから出す。

個人情報や顧客の情報の扱い

受益者、寄付者、会員の個人情報は、一般向けの AI に入れない。Claude のヘルプは、健康の記録や機密の業務文書などを入力するときは慎重に考えるよう求めている。集計や文面づくりに要らない名前、連絡先、相談の内容の列は、入れる前に消しておく。宛名や金額は、AI で作った文面に手元で差し込む。

会議の録音にも注意が要る。録音には出席者の発言がそのまま残るので、録音する前に出席者に知らせ、受益者の事情に触れる議題の録音は AI に入れない。

社内ルールの確認

組織の IT の担当が正式に許可も監督もしていない AI のツールを、職員が仕事に使うことをシャドーAIという。Claude の Team と Enterprise では、組織のオーナーが使える機能を決める。Canvaビジネスとエンタープライズの管理者は、Canva AI などの機能ごとに使える人を決められる。使ってよいツールとプランは、事務局長や理事会で先に決めておく。

チラシに使う画像にも決まりがある。Canva の AI サービスの規約では、Canva との関係において、法律で認められる範囲で出力の所有権は利用者にある。ただし、実在の人物、キャラクター、ブランドが分かる形で入るものは、権利者の許可が要る。AI で作ったものが著作権で守られるかは、国や地域の法律によって違う。助成金の要件の解釈、寄付金の控除のような税制、NPO法などの法令の手続きは、AI の答えで判断せず、助成元、所轄庁、税理士に確かめる。この記事は法的な助言ではない。

よくある質問

次に読む

• NotebookLM の使い方
• Claude の使い方
• Canva の使い方
• Claude と ChatGPT の違い
• 広報のAI活用
• 事務・総務のAI活用