自治体・公務員のAI活用　住民向け文書・議事録・計画の要約のプロンプト例と注意点

この記事で扱うツール

値は TRAIL のファクトパック（2026年11月6日時点）と、各ツールの使い方の記事による。

Claude の料金は米ドルで、税別の表示だ。会社で対象の Microsoft 365 を契約していれば、Copilot Chat は追加料金なしで使える。NotebookLM は2026年7月16日に名前が Gemini Notebook に変わった。この記事では旧名の NotebookLM で呼ぶ。PLaMo は Preferred Networks が一から開発した国産の生成AIで、PLaMo翻訳は2026年10月7日に53言語に対応した。

場面ごとの使い方

ここでのプロンプトは各ツールにこう頼めるという例だ。[ ] の中を自分の内容に差し替えて使う。TRAIL は出力を確かめていないので、回答の中身は必ず元の資料と照らし合わせる。プロンプトに住民の名前や住所を入れる前に、下の「社内の情報を入れる前に」と「気をつけること」を読む。

住民向けのお知らせを分かりやすく直す

制度の案内や手続きのお知らせが、硬い言い回しで読みにくいときだ。Claude はさまざまな形式の文章を書け、PDF や Word の文書を読み込ませて要約を頼むこともできる（Anthropic ヘルプセンター）。元の文面を貼って、次のように頼む。

次のお知らせを、住民向けに分かりやすく書き直してください。
読み手：[対象（例：初めて手続きをする子育て世帯）]
残すこと：日付、金額、申請の期限、提出先、問い合わせ先は元の文のまま変えないでください。
直し方：1文を短くし、専門用語には短い説明を添えてください。見出しと箇条書きを使ってください。
元の文にないことは書かないでください。

[お知らせの文面を貼る]

ヘルプは背景を知らない人に指示を出すつもりで、できるだけ多くの文脈を入れるよう勧めている。指示の理由を添えると、目的に合った答えを返しやすくなるとも説明している。頼み方のコツは Claude の使い方にある。

お知らせをやさしい日本語にする

日本語を学んでいる外国籍の住民にも伝わるよう、お知らせを「やさしい日本語」にしたいときだ。ChatGPT は文章の書き直しと要約ができる（OpenAI のヘルプセンター）。次のように頼む。

次のお知らせを、日本語を学んでいる外国籍の住民向けに「やさしい日本語」で書き直してください。
・1文を短くし、1つの文に1つのことだけを書いてください。
・難しい言葉は簡単な言葉に言い換えてください。言い換えられない言葉（[制度の名前]など）は残し、短い説明を付けてください。
・日付、時間、場所、持ち物は箇条書きにしてください。
・元の文にないことは書かないでください。

[お知らせの文面を貼る]

OpenAI のガイドは「フォーマル」「親しみやすい」のような言葉でトーンを指定するよう勧めている。英語などの文書を日本語に訳すときは、PLaMo翻訳のテキスト翻訳で、訳文の「文体」に「やさしい日本語」を選ぶこともできる。

審議会や会議の録音から議事録の要点をまとめる

審議会や庁内の会議の録音から、決まったことと次の作業をまとめたいときだ。ChatGPT は録音した音声ファイルを添付して、文字起こしと要約を頼める。この機能は有料プランで使え、無料版では使えない。TRAIL の年表では、2026年10月6日に音声ファイルのアップロードに対応した。録音を添付して、次のように頼む。

添付した[会議名]の録音を文字起こしし、次の形でまとめてください。
1. 議題ごとの主な意見
2. 決定事項
3. 次回までの作業（担当の課と期限が分かるものは添える）
発言者の名前は入れず、「委員」「事務局」と書いてください。
録音から分からない点は「録音からは不明」と書いてください。

ヘルプによると、文字起こしには誤りが含まれることがあり、話者の識別も正確でない場合がある。公開する会議録は、職員が元の録音と照らし合わせてから確定する。手順は ChatGPT の使い方にある。

長い計画や報告書の要点をつかむ

国や県から届いた計画や報告書が長く、担当する業務に関わる箇所を早く見つけたいときだ。Claude はチャットボックスの「+」から PDF を添付し、内容への質問や要約を頼める。次のように頼む。

添付した[計画や報告書の名前]を読んで、[担当課]の職員向けに要点を5つの箇条書きにまとめてください。
そのうえで、[市町村の業務（例：介護予防の事業）]に関わりそうな箇所を、PDF のページ番号付きで抜き出してください。
資料に書かれていないことは推測せず、書かれていないと答えてください。

ページを指定するときは、資料に印刷された番号ではなく PDF ビューアに出るページ番号を使う。図やグラフまで読むのは100ページ以下の PDF で、それより長い PDF は文字だけを読む。1000ページを超える PDF は読み込めない。手順は Claude の使い方にある。

条例や計画の改正点を新旧で整理する

条例や要綱、計画を改めるとき、改正前と改正後の違いを表にして、庁内の説明に使いたいときだ。NotebookLM は読み込ませた資料を「ソース」とし、ソースをデータテーブルにまとめられる（NotebookLM ヘルプ）。改正前と改正後の文書をソースに追加し、「Studio」パネルの「データテーブル」で鉛筆アイコンを選び、プロンプト欄に次のように書く。

[改正前の文書名]と[改正後の文書名]を比べる表を作ってください。
行：変更があった条や項目
列：改正前の内容、改正後の内容、変更の種類（追加・削除・修正）
資料に記載がない項目は空欄にしてください。

ヘルプは行と列の内容を書くと、目的に合った詳しい表になると説明している。できた表は「Google スプレッドシートにエクスポート」で書き出せ、引用文献は2つ目のタブに入る。改正の趣旨や影響の説明は、表をもとに職員が書く。手順は NotebookLM の使い方にある。

庁内の規程やマニュアルを読ませて答える

文書管理や服務、契約の事務などの規程を、何度も調べるときだ。NotebookLM はソースについて質問すると、ソースのどこを使ったかを示す引用付きで答える。回答に使うのは、ソースに含まれるデータだけだ。規程の PDF や Google ドキュメントを1つのノートブックに入れ、次のように頼む。

[規程の名前]によると、[知りたいこと（例：公文書の保存期間の決め方）]はどうなっていますか。
該当する条文やページを引用して答えてください。
資料に書かれていない場合は、書かれていないと答えてください。

Google ドライブから取り込んだソースは数分ごとに自動で同期されるので、元の文書を直せばノートブックにも反映される。課の中で使うときは「共有」から「閲覧者」の権限で渡せる。手順は NotebookLM の使い方にある。

メールの問い合わせへの回答を下書きする

住民や事業者からメールで届いた問い合わせが長く、何を聞かれているかを整理して回答を下書きしたいときだ。Microsoft Copilot は Outlook の中でメールを要約できる。新しい Outlook ではメッセージの上部の「Summary by Copilot」を選び、クラシック Outlook では「Summarize」を選ぶ。職場のアカウントでは続けて Outlook の Copilot Chat に次のように頼める。

このメールで質問されていることを、箇条書きにしてください。
次に、[担当課で決まっている案内の文（制度の要件や手続きの流れ）]だけを根拠にして、回答の下書きを作ってください。
案内の文で答えられない質問は、「担当課で確認が必要」と書いてください。

サポートは良いプロンプトには目標、背景、詳細、使うデータを入れるよう勧めている。住民への回答は AI の下書きをそのまま送らず、担当の職員が内容を確かめてから送る。手順は Microsoft Copilot の使い方にある。

多言語の案内を用意する

ごみの出し方や防災の案内を、外国籍の住民向けにいくつかの言語で用意したいときだ。PLaMo翻訳はテキスト、Web ページ、PDF や Office のファイルを訳すAI翻訳のサービスで、53言語に対応する（PLaMo翻訳）。先に PLaMo Chat で、用語集に登録する候補を作る。

次の案内に出てくる、施設の名前、制度の名前、地名を抜き出してください。
[訳したい言語]での訳語の候補と一緒に、表にしてください。

[案内の文面を貼る]

候補を確かめたら、PLaMo翻訳のアカウントメニューの「用語集」で登録する。そのあとファイル翻訳で「ファイルを翻訳する」を押し、ファイルを選んで「用語集（任意）」でその用語集を選ぶ。PDF なら「交互DL」で、原文と訳文のページが交互に並ぶ対訳の PDF を保存できる。訳文は、その言語を読める人が確かめてから配る。手順は PLaMo の使い方にある。

アンケートの自由記述を分類する

住民アンケートやパブリックコメントの意見を、テーマごとに分けて件数をつかみたいときだ。ChatGPT はスプレッドシートや CSV のデータを集計し、表やグラフにできる（OpenAI のヘルプセンター）。名前や連絡先の列を消したファイルを添付して、次のように頼む。

添付した[ファイル名]は、[アンケートの名前]の回答です。
[自由記述の列]の意見を、内容ごとに8つ以内のテーマに分けてください。
テーマごとの件数を表にし、各テーマの代表的な意見を2つずつ原文のまま示してください。
どのテーマにも当てはまらない意見は「その他」にしてください。
分類に使った基準も書いてください。

ヘルプは使ってほしい列、計算、まとめ方、グラフの種類を指定するよう勧めている。1行目に分かりやすい列見出しを置き、1件を1行にした表のほうが分析しやすい。無料版では、ファイルのアップロードは1日3ファイルまでだ。手順は ChatGPT の使い方にある。

社内の情報を入れる前に

住民の名前や住所、相談の内容、まだ公表していない計画の案を入れる前に、使うプランでデータがどう扱われるかを確かめる。各ツールの公式の説明は次のとおりだ。

ChatGPT

無料版、Plus、Pro の個人用のワークスペースでは、初期設定で会話がモデルの改善に使われる。止めるときは「設定」→「データコントロール」で「すべての人のためにモデルを改善する」をオフにする。オフにしても、回答に「いいね」や「よくないね」を付けると、その会話全体が学習に使われることがある。一時チャットは履歴に残らず、モデルの改善にも使われない。Business、Enterprise、Edu のワークスペースの内容は、初期設定ではモデルの学習に使われない（OpenAI のヘルプ「ChatGPT のデータ管理」による）。

Claude

Free、Pro、Max などでは、モデルの学習に会話を使うかを利用者が設定で選ぶ。止めるときは「設定」→「プライバシー」で「AIモデルの改善を支援する」をオフにする。オフにしても、安全のための分類器がフラグを付けた会話は、有害な内容の検出や安全の研究などに使われることがある。シークレットチャットは設定で学習を許していても Claude の改善に使われない。Team、Enterprise、API などの商用の製品では、初期設定で入力と出力を学習に使わない（Anthropic のヘルプなどによる）。

Microsoft Copilot

2026年8月18日からの新しい Copilot アプリでは、個人のアカウントのプロンプト、応答、ファイルの内容は、基礎モデルのトレーニングに使われない。職場や学校のアカウントでは、エンタープライズ データ保護が自動で適用される。プロンプトと応答は基礎モデルのトレーニングに使われないが、記録され、IT の管理者が検索や監査のツールで見られる（Microsoft サポートの「職場または学校で Microsoft Copilot Chat を使用する場合のデータ保護」などによる）。

NotebookLM

個人のアカウントではフィードバックを送らない限り、ノートブックの内容が Google の基盤モデルの学習に直接使われることはない。高評価や低評価のフィードバックを送ると、プロンプト、ソース、出力などが集められ、訓練を受けたチームが確認する。Google Workspace のアカウントでは、フィードバックを送った場合でも、アップロード、質問、回答が人によって確認されることも、AI モデルの学習に使われることもない（NotebookLM ヘルプ「Gemini Notebook のプライバシーと利用規約」による）。

PLaMo

PLaMo API と PLaMo Chat の Free プランは、すべての機能で入力と出力を保存して学習に使い、個人情報は入力できない。Standard と Provider は、入出力を学習に使わない。Web検索と Deep Research を使うと、検索の語と閲覧先の URL が国内のリージョンの外にある検索サービスに送られる。利用規約は Web検索を含む機能ではプランを問わず個人情報を入れることを禁じ、要配慮個人情報はどのプランでも入力できないとしている（PLaMo の料金とデータの取り扱いなどによる）。

PLaMo翻訳では、有料プランとトライアル中の入出力は学習に使われない。Free とログインせずに使った場合は、学習やサービスの改善に使われることがある（PLaMo翻訳のデータの取り扱いによる）。公式サイトは翻訳の処理を日本国内のサーバーで行い、データを国外に移さないとしている（PLaMo翻訳による）。

気をつけること

回答が間違っていることがある

AI が事実と違う内容をもっともらしく答えることをハルシネーションという。OpenAI のヘルプは、ChatGPT が誤った情報や、存在しない引用や出典を出すことがあると説明し、回答を初稿として使うよう勧めている。Anthropic の利用規約は、出力が正確とは限らないとしている。Copilot の使用条件は、答えが不完全、不正確な場合があるとしている。NotebookLM のヘルプも不正確な情報を示すことがあると説明し、PLaMo の利用規約は出力の正確さを保証しないと定める。住民に配る文書や公開する資料は、日付、金額、条文、制度の要件を、職員が元の文書で確かめてから出す。

個人情報や住民の情報の扱い

住民の名前、住所、相談や申請の内容、健康や福祉に関わる情報を入れる前に、所属する自治体のルールで認められたツールとアカウントかを確かめる。問い合わせのメールやアンケートを使うときは、名前や連絡先を消してから貼るか、その列を外したファイルを使う。個人向けのアカウントや無料のプランでは、上のとおり入力が学習に使われるものがある。

会議を録音するときは、録音することを参加者に知らせる。録音や文字起こしのデータを AI に渡してよいかも、自治体のルールで確かめる。

庁内のルールと国の指針の確認

どのツールとプランを仕事に使ってよいか、どの情報を入れてよいかは、所属する自治体のルールに従う。この記事は、どの使い方がルールや法令に合うかを判断しない。法的な助言でもない。

ツールの側にも、仕事での利用に関わる条件がある。個人の Microsoft アカウントの使用条件は、Copilot を個人の利用のためにだけ使えるとしている。この使用条件は職場や学校のアカウントには適用されない。ChatGPT の Business と Enterprise では、管理者がメンバーの使えるモデルを決められる。Claude の Team と Enterprise では、組織のオーナーが使える機能を決める。NotebookLM を仕事用のアカウントで使えるかどうかは、組織の Workspace のエディションと管理者の設定で決まる。

国の指針では、デジタル庁が「デジタル社会推進標準ガイドライン」のページに「DS-920 行政の進化と革新のための生成AIの調達・利活用に係るガイドライン」を載せている。ページの概要によると、このガイドラインは政府における生成AIのガバナンスと、各府省庁における調達・利活用時のルールを定めるものだ。最終改定日は2026年6月12日だ。本文は PDF で公開されているため、この記事では中身に触れない。

法律では、AI推進法（人工知能関連技術の研究開発及び活用の推進に関する法律）が、国、地方公共団体、研究開発機関、活用事業者、国民それぞれの責務を定めている。組織が AI を使うときに、リスクを管理するための方針、ルール、役割、確認の手順を決めて回していくことをAIガバナンスという。AI の仕組みと、使うときの機会とリスクを理解し、仕事で適切に使うための知識とスキルはAIリテラシーと呼ばれる。

よくある質問

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