購買・調達のAI活用　見積もり比較・仕様書の確認・取引先へのメールのプロンプト例と注意点

この記事で扱うツール

値は TRAIL のファクトパック（2026年11月6日時点）と、各ツールの使い方の記事による。

Claude の料金は米ドルで、ほかの4つは円だ。会社で対象の Microsoft 365 を契約していれば、Copilot Chat は追加料金なしで使える。NotebookLM は2026年7月16日に名前が Gemini Notebook に変わった。この記事では検索で使われることの多い旧名で呼ぶ。

場面ごとの使い方

ここでのプロンプトは各ツールにこう頼めるという例だ。[ ] の中を自分の内容に差し替えて使う。TRAIL は出力を確かめていない。どの例も、発注先を選ぶ判断や契約の解釈は AI にさせず、表、一覧、下書きだけを頼む形にしてある。

複数社の見積もりを同じ項目で並べる

複数の取引先から届いた見積書を、同じ項目で並べて比べたいときだ。NotebookLM は読み込ませた資料を「ソース」とし、ソースのどこを使ったかを示す引用付きで答える（NotebookLM ヘルプ）。見積書をソースに追加し、「Studio」パネルの「データテーブル」で鉛筆アイコンを選んで、プロンプト欄に次のように書く。

各社の見積書を比べる表を作ってください。
行：会社名
列：[品目]、[単価]、[数量]、[合計金額]、[納期]、[支払い条件]、[見積もりの有効期限]
資料に記載がない項目は空欄にしてください。
金額は見積書の表記のまま書き、税込みか税抜きかが書かれていれば添えてください。

ヘルプは行と列の内容を書くと、目的に合った詳しい表になると説明している。できた表は「Google スプレッドシートにエクスポート」で書き出せ、引用文献は2つ目のタブに入る。表の金額と条件は、発注先を選ぶ前に元の見積書で1つずつ確かめる。手順は NotebookLM の使い方にある。

見積もりと発注の明細を集計する

過去の見積もりや発注の記録を Excel にまとめていて、品目ごとの単価の動きを見たり、比べる観点を整理したりしたいときだ。ChatGPT はスプレッドシートや CSV のデータを集計し、表やグラフにできる（OpenAI のヘルプセンター）。ファイルを添付して、次のように頼む。

添付した[ファイル名]は、[期間]の[品目の分類]の見積もりと発注の記録です。
列は[取引先]、[品目]、[単価]、[数量]、[納期の日数]、[見積もりの日付]です。
1. [品目]ごとに、取引先別の単価の最小、最大、平均を表にしてください。
2. [品目]ごとの単価の推移を、月別の折れ線グラフにしてください。
3. 価格のほかに、取引先を比べるときに確かめる観点の候補を挙げてください。
計算に使った前提も書いてください。どの取引先を選ぶべきかの結論は書かないでください。

ヘルプは使ってほしい列、計算、まとめ方、グラフの種類を指定するよう勧めている。1行目に分かりやすい列見出しを置き、1件を1行にした表のほうが分析しやすい。集計の結果は元の表と見積書で確かめてから社内の資料に使う。手順は ChatGPT の使い方にあり、集計の頼み方はデータ分析の記事にもまとめた。

仕様書と見積書、発注書の食い違いを洗い出す

社内の仕様書と、取引先の見積書や発注書の案の内容が合っているかを、発注の前に確かめたいときだ。Claude は PDF、Word、Excel などの文書を読み込み、内容への質問や要約を頼める（Anthropic ヘルプセンター）。チャットボックスの「+」から書類を添付し、次のように頼む。

添付した[仕様書]と[見積書]と[発注書の案]を照らし合わせてください。
品名、型番、数量、材質、寸法、納期、納入場所、検査の条件について、3つの書類の記載を並べた表を作ってください。
表の列：項目、仕様書の記載（ページ番号）、見積書の記載（ページ番号）、発注書の案の記載（ページ番号）、食い違いの有無
書類に記載がない項目は「記載なし」と書いてください。
食い違いの理由は推測せず、確認が必要な点として挙げてください。

ページを指定するときは、資料に印刷された番号ではなく PDF ビューアに出るページ番号を使う。図やグラフまで読むのは100ページ以下の PDF で、101〜1,000ページの PDF は文字だけを読み、1,000ページを超える PDF は読み込めない。手順は Claude の使い方にある。

取引先への問い合わせのメールを下書きする

見積もりの依頼、納期の確認、仕様の問い合わせのような、取引先へのメールを書くときだ。Microsoft Copilot は質問に答え、文章の下書きを作れる。Chat で次のように頼む。

取引先の[会社名]の[担当者名]さんに送るメールを書いてください。
目的：[品名]の見積もりを依頼し、[日付]までに回答をお願いする
背景：[数量]を[納入の時期]に[納入場所]へ納めてほしい。仕様は添付の[仕様書のファイル名]のとおり
詳細：丁寧で簡潔な文面にし、件名も付けてください。見積もりに入れてほしい項目として、単価、納期、支払い条件、有効期限を挙げてください。

サポートは良いプロンプトには目標、背景、詳細、使うデータを入れるよう勧めている。長く続いたやり取りに追いつくときは、新しい Outlook でメッセージの上部の「Summary by Copilot」を選ぶと要約できる。送る前に、宛先、品番、数量、日付を自分で確かめる。手順は Microsoft Copilot の使い方にある。

値上げの申し入れへの返信を下書きする

取引先から値上げの申し入れが届き、受け取ったことと、社内で検討する期間を伝える返信を書くときだ。Claude にはメールの下書きを頼め、ヘルプは背景を知らない人に指示を出すつもりで、できるだけ多くの文脈を入れるよう勧めている。次のように頼む。

取引先の[会社名]の[担当者名]さんから、[品目]の単価を[開始の時期]から[値上げの幅]上げたいという申し入れが届きました。
返信のメールを書いてください。
伝えること：申し入れを受け取ったこと、社内で検討して[日付]までに返事をすること、検討のために[原材料費の推移などの根拠の資料]をお願いしたいこと
相手とは[長い付き合い]です。丁寧で簡潔な文面にし、件名も付けてください。
受け入れるか断るかの判断や、金額の提案は書かないでください。

交渉の方針と金額は担当者と上司が決め、AI には文面だけを頼む。下請けとの取引にあたる場合に守る法令の中身は、送る前に法務の担当に確かめる。手順は Claude の使い方にある。

海外の取引先とのメールを訳す

日本語で考えた問い合わせを、海外の取引先に英語で送るときだ。DeepL は入力した文章を選んだ言語に訳すAI翻訳のツールで、訳文の単語を押すと別の訳し方を選べる。DeepL翻訳で訳文の言語を英語にして、次のように入力する。

[担当者名]様

[注文番号]の納期についてご連絡ありがとうございます。
[品名]を[数量]、[日付]までに[納入場所]へ納めていただくことは可能でしょうか。
難しい場合は、納められる日付と数量を教えてください。

無料の DeepL翻訳と DeepL Write では、個人データを含む文章を扱うことが利用規約で認められていない。担当者の名前などが入った文面は、名前を除いてから入れるか、有料版を使う。訳した英文は DeepL Write に貼り、「スタイル」メニューで「ビジネス」を選んで整えられる。英語の仕様書やカタログは「ファイルの翻訳」に入れると、元の書式を保ったまま訳せる。社名や品名の訳し方を決めておくなら、「用語集」から「+ 新規用語集」で登録する。手順は DeepL の使い方にある。

購買の社内規程に質問する

発注の権限や相見積もりの決まりなど、購買の社内規程を何度も調べるときだ。NotebookLM が回答に使うのは、ソースに含まれるデータだけだ。規程の PDF や Google ドキュメントを1つのノートブックに入れ、次のように頼む。

[購買規程の名前]によると、[知りたいこと（例：相見積もりが必要になる金額の基準）]はどうなっていますか。
該当する条文やページを引用して答えてください。
資料に書かれていない場合は、書かれていないと答えてください。

Google ドライブから取り込んだソースは数分ごとに自動で同期されるので、ドライブの元の文書を直せばノートブックにも反映される。チームで使うときは「共有」から「閲覧者」の権限で渡せる。手順は NotebookLM の使い方にある。

取引先との契約の条項を一覧にする

取引基本契約書のどこに何が書かれているかをつかみ、法務に確かめる点をまとめたいときだ。Claude に契約書を添付して、次のように頼む。

添付した[契約書の名前]を読んで、次のテーマに当たる条項を一覧にしてください。
テーマ：[支払い条件]、[納期と遅延]、[検収]、[品質の保証]、[価格の改定]、[契約期間と更新]、[解除]、[秘密保持]
表の列：テーマ、条番号、見出し、PDF のページ番号、条文の該当部分の引用
どのテーマにも当たらない条項は、最後に条番号と見出しだけを並べてください。
条項の評価や、有利か不利かの意見は書かないでください。

一覧は法務に渡す前の下調べにとどめ、条文の解釈と、契約を結ぶかどうかの判断は法務の担当に確かめる。契約書の読み方は法務の記事にまとめた。

取引先の公開情報を調べる

新しい取引先の候補について、会社の公開情報を出典つきで集めたいときだ。ChatGPT はインターネットで最新の情報を調べ、出典を示して答える。deep research は複数のオンラインの情報源を読み、引用付きのレポートにまとめる（OpenAI のヘルプセンター）。ツールメニュー（+）から deep research を選んで、次のように頼む。

[会社名]（[所在地]）について、公開されている情報を調べてください。
調べること：事業の内容、主な製品、拠点、直近1年の発表
それぞれに出典の URL を付け、その会社の公式サイトの情報と、ほかの情報源の情報を分けてください。
見つからなかった項目は「見つからなかった」と書いてください。

調べる先を絞るときは、「Sites」から「サイトを管理」を開き、特定のサイトを指定できる。ChatGPT が出す調査計画は、始める前に確認して直せる。レポートの内容は出典のページを開いて確かめる。手順は ChatGPT の使い方にある。

社内の情報を入れる前に

見積書、単価、契約書には、自社と取引先の機密情報が入っている。入れる前に、会社のルール、取引先との秘密保持の取り決め、使うプランのデータの扱いを確かめる。各ツールの公式の説明は次のとおりだ。

Claude

Free、Pro、Max などでは、モデルの学習に会話を使うかを利用者が設定で選ぶ。止めるときは「設定」→「プライバシー」を開き、「AIモデルの改善を支援する」をオフにする。オフにしても、安全のための分類器がフラグを付けた会話は、有害な内容の検出や安全の研究などに使われることがある。シークレットチャットは設定で学習への利用を許していても Claude の改善に使われない。ヘルプは、機密の業務文書を入力するときは慎重に考えるよう求めている。Team、Enterprise、API などの商用の製品では、初期設定で入力と出力を学習に使わない。ただし、商用の製品でも、回答に高評価や低評価のフィードバックを送ると、その会話が学習に使われることがある。Team と Enterprise のオーナーは、メンバーがフィードバックを送れないように設定できる（Anthropic のヘルプ「モデル改善のプライバシー設定を変更するにはどうすればよいですか？」、「私のデータはモデルトレーニングに使用されていますか？」などによる）。

ChatGPT

無料版、Plus、Pro の個人用ワークスペースでは、初期設定で会話がモデルの学習に使われる。止めるときは「設定」→「データコントロール」で「すべての人のためにモデルを改善する」をオフにする。オフにしても、回答に「いいね」や「よくないね」を付けると、その会話全体が学習に使われることがある。一時チャットは履歴に残らず、モデルの改善にも使われないが、安全上の目的でコピーが最長30日間保持される場合がある。Business、Enterprise、Edu のワークスペースの内容は、初期設定ではモデルの学習に使われない（OpenAI のヘルプ「ChatGPT のデータ管理」などによる）。

Microsoft Copilot

2026年8月18日からの新しい Copilot アプリでは、個人のアカウントのプロンプト、応答、ファイルの内容は、基礎モデルのトレーニングに使われない。アップロードしたファイルは最長18か月保存されたあと、自動で消える。職場や学校のアカウントでは、エンタープライズ データ保護が自動で適用される。プロンプトと応答は基礎モデルのトレーニングに使われないが、記録され、IT の管理者が検索や監査のツールで見られる（Microsoft サポート「職場または学校で Microsoft Copilot Chat を使用する場合のデータ保護」などによる）。

NotebookLM

個人のアカウントではフィードバックを送らない限り、ノートブックの内容が Google の基盤モデルの学習に直接使われることはない。高評価や低評価のフィードバックを送ると、プロンプト、ソース、出力などが集められ、訓練を受けたチームが確認する。Google Workspace のアカウントでは、フィードバックを送った場合でも、アップロード、質問、回答が人によって確認されることも、AI モデルの学習に使われることもない（NotebookLM ヘルプ「Gemini Notebook のプライバシーと利用規約」による）。

DeepL

無料の DeepL翻訳と DeepL Write に入れた文章とファイル、その訳文は一定期間保存される。目的はニューラルネットワークと翻訳アルゴリズムの訓練と性能の向上だ。無料版で個人データを含む文章を訳したり推敲したりすることは利用規約で認められておらず、DeepL Pro の登録者に限って可能だ。DeepL Pro の料金ページは「DeepL Proのお客様のデータはDeepLのAIモデルを訓練するために使用されることはありません」と書いている。DeepL Pro の翻訳プランには、データの保護を含む DeepL Write の有料版は含まれない。推敲する文章も守るには、Write Pro を足すか、Write Pro を含む Business を選ぶ（DeepL のプライバシーポリシー、DeepL Pro の料金ページなどによる）。

気をつけること

回答が間違っていることがある

AI が事実と違う内容をもっともらしく答えることをハルシネーションという。Anthropic の利用規約は、出力は正確とは限らず、正確さを自分で確かめないまま頼ってはいけないとしている。OpenAI のヘルプは、ChatGPT が存在しない引用や出典を出すことがあると説明し、回答を初稿として使うよう勧めている。Copilot の使用条件は、答えが正確でない可能性があるとしている。NotebookLM のヘルプは不正確な情報を示すことがあると説明している。DeepL Pro の利用規約は API の項で処理済みコンテンツの正確さを保証しないと定めている。AI が作った集計や比較の表は、金額、数量、納期、条番号を元の見積書や契約書で確かめてから使う。

個人情報や取引先の情報の扱い

見積書や契約書には、取引先の担当者の名前や連絡先、単価や取引の条件が入っている。取引先と秘密保持の取り決めを結んでいれば、その範囲で AI のサービスに入れてよいかも確かめる。比べたり探したりするのに要らない名前や連絡先は、先に消しておく方法もある。DeepL翻訳と DeepL Write の無料版では、個人データを含む文章を訳したり推敲したりすることが利用規約で認められていない。

社内ルールの確認

AI の表や下書きは判断の材料の1つで、発注先の選定と契約の判断は担当者が行い、契約の解釈は法務に確かめる。下請けとの取引の決まりのような法令の中身は、この記事では扱わない。法務の担当に確かめる。会社向けのプランでは、管理者が使える機能を決める。Claude の Team と Enterprise では組織のオーナーが、ChatGPT の Business と Enterprise では管理者が、使える機能やモデルを決められる。個人の Microsoft アカウントの使用条件は、Copilot を個人の利用のためにだけ使えるとしている。どのツールとプランを仕事に使ってよいかは、社内の情報システムの担当や規程で確かめる。

よくある質問

次に読む

• NotebookLM の使い方
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• プロンプトエンジニアリングとは