製造業のAI活用　手順書・品質報告・翻訳のプロンプト例と図面を入れる前の注意点

この記事で扱うツール

工場や設計の事務でよく扱う文書、表、メール、海外とのやり取りに合わせて、5つのツールを選んだ。料金は TRAIL のファクトパック（2026年11月6日時点）の値で、各社の料金ページを確かめた日は2026年10月19日から31日だ。データの扱いは各ツールの使い方の記事による。

Claude の料金は米ドルで、ほかの4つは円だ。NotebookLM は2026年7月16日に名前を Gemini Notebook に変えたが、この記事では検索で使われることの多い旧名で呼ぶ。

場面ごとの使い方

ここでのプロンプトは各ツールにこう頼めるという例だ。[ ] の中を自分の職場の内容に差し替えて使う。TRAIL は出力を確かめていないので、回答は必ず元の資料と照らし合わせる。安全に関わる手順や判断は、AI の出力だけで決めず、社内の決まった手順で責任者が確かめる。この記事は、手順や判断が法令や社内の基準に合うかの判断をしない。

作業手順書の下書きを作る

新しい設備や工程の作業手順書を、社内の決まった書式で書き起こすときの場面だ。Microsoft Copilot の「作成」では、形の手本にしたい文書を添えて下書きを作れる。左上の「アプリとその他」アイコンから「作成」を選び、「下書きを作成する」を選ぶ。「+ ファイルの追加」で今の手順書を1つ添え、プロンプトのボックスに次のように書く。

添付した[既存の作業手順書]と同じ書式で、[工程名]の作業手順書の下書きを作ってください。
入れること：目的、対象の設備（[設備名]）、準備するもの、作業の手順、各手順の確認点
材料は次のメモです：[作業者から聞き取ったメモ]
メモに書かれていない数値や条件は空欄にして、「要確認」と書いてください。

組織のアカウントでは、文書のスタイル、読み手の種類、長さも選べる。この機能には対象の Microsoft 365 のサブスクリプションが必要だ。下書きにある数値や安全の確認点は、現場の担当者と責任者が確かめてから使う。手順は Microsoft Copilot の使い方にある。

手順書やマニュアルを見直す

今ある手順書やマニュアルに、分かりにくい書き方や抜けがないかを読み直すときの場面だ。Claude は PDF や Word のファイルを読み込める。図やグラフまで読むのは100ページ以下の PDF だ。チャットボックスの「+」から手順書を添付して、次のように頼む。

添付した[作業手順書の名前]を、[配属されて間もない作業者]の目で読んでください。
次の3点を、PDF のページ番号を付けて一覧にしてください。
1. 主語や順番があいまいで、読み手によって違う作業になりうる文
2. 同じものを違う名前で呼んでいる箇所
3. 前の手順と食い違っている数値や条件
直し方の案も添えてください。抜けている安全の手順を推測で書き足さず、「確認が必要な点」として挙げてください。

ページを指定するときは、資料に印刷された番号ではなく、PDF ビューアに出るページ番号を使う。1つのチャットには20ファイルまで添付できる。資料の読ませ方は Claude の使い方にある。

品質の不具合報告を整理する

不具合の報告書をまとめるときに、なぜなぜ分析で検討する論点を書き出しておきたい場面だ。ChatGPT のプロジェクトは関係するチャット、ファイル、指示をまとめておく機能で、ほかの人と共有できる。報告書の書式と過去の報告書をプロジェクトに入れ、プロジェクト設定の指示に次のように書く。

あなたは[部署名]の品質の不具合報告をまとめる手伝いをします。
報告は、プロジェクトに入れた[報告書の書式]の見出しの順に書いてください。
私が渡す事実（発生日、品番、数量、現象、調べた結果）だけを使い、渡していない数値は書かないでください。
なぜなぜ分析で検討する論点の候補を、「人」「設備」「材料」「方法」に分けて挙げてください。
原因を言い切らず、確かめるための記録や現物の調べ方を、候補ごとに添えてください。

プロジェクトの指示はそのプロジェクトの中だけで使われ、全体のカスタム指示より優先される。入れられるファイルは、Free がプロジェクトごとに5個、Go と Plus が25個、Pro、Business、Enterprise、Edu が40個までだ。AI が挙げる論点は検討の材料で、原因と対策を決めるのは現物と記録を調べた担当者だ。手順は ChatGPT の使い方にある。

海外の拠点や取引先とのやり取りを訳す

海外の工場や取引先から届いた英語の仕様書や報告書を、社内で回覧できる日本語にするときの場面だ。DeepL は AI翻訳のツールで、Word、PowerPoint、PDF のファイルを、元の書式、画像、フォントを保ったまま訳す。本文だけでなく、タイトル、キャプション、脚注も訳される。品番や部品名の訳を毎回そろえたいときは、用語集を作っておく。Team 以上では、次の形の CSV で一度に登録できる。

[部品名の日本語],[部品名の英語]
[工程名の日本語],[工程名の英語]
[社内の略称],[決まった英訳]

CSV は UTF-8 で保存し、1行目から用語を書く。CAD から書き出した図面の PDF は、DeepL のファイルの翻訳に対応していない。スキャンした PDF は、ヘルプが300 DPI での読み取りを勧めている。Excel のファイルを訳せるのは Team からだ。手順は DeepL の使い方にある。

設計変更の通知を要約する

設計変更の通知のメールが長く続き、自分の部署に関係する点を確かめたいときの場面だ。Microsoft Copilot は Outlook の中でメールのやり取りを要約できる。新しい Outlook ではメッセージの上部の「Summary by Copilot」を、クラシック Outlook では「Summarize」を選ぶ。職場のアカウントでは、Outlook の Copilot Chat に続けて次のように頼める。

このメールのやり取りは[品番]の設計変更の通知です。
次の点を箇条書きにしてください。
1. 変更の前と後で何が変わるか
2. 適用の時期や対象のロット
3. [生産管理／品質保証]の担当が対応しなければならないこと
メールに書かれていない点は「記載なし」と書いてください。

要約では、やり取りの個々のメールがそれぞれおよそ1文にまとめられる。社内のメールや会議をまたいで経緯を探すには、Microsoft 365 Copilot のライセンスが要る。適用の時期や品番は、要約で済ませずに元の通知で確かめる。手順は Microsoft Copilot の使い方にある。

社内の規程や仕様書を読ませて答える

品質の規程や製品の仕様書のように、何度も調べる資料に質問したいときの場面だ。NotebookLM はソースとして読み込んだ資料だけを使い、ソースのどこを使ったかを示す引用を付けて答える。資料から関係する部分を探して答える仕組みは RAG と呼ばれる。規程や仕様書を1つのノートブックにまとめて入れ、次のように頼む。

[規程の名前]と[仕様書の名前]によると、[知りたいこと（例：[品番]の受入検査で抜き取る数）]はどうなっていますか。
該当する条項やページを引用して答えてください。
資料に書かれていない場合は、書かれていないと答えてください。

Google ドライブから取り込んだソースは数分ごとに自動で同期されるので、元の文書を直せばノートブックにも反映される。各ノートブックは独立していて、複数のノートブックの情報を同時には使えない。無料のプランでは1つのノートブックにソースを50件まで入れられる。答えは引用を選んで、元の資料の該当箇所で確かめる。手順は NotebookLM の使い方にある。

点検の記録を集計する

設備の点検や測定の記録を、月ごとや設備ごとにまとめたいときの場面だ。ChatGPT はスプレッドシートや CSV のデータを集計し、表やグラフにできる。Excel か CSV のファイルを添付して、次のように頼む。

添付した[ファイル名]は[期間]の[設備の点検／測定]の記録です。
[設備名の列]ごとに、[判定の列]が「[異常]」だった件数を月別に集計し、表にしてください。
次に、件数の多い上位5つの設備の推移を折れ線グラフにしてください。
計算に使った前提と、空欄や読めない値があった行も書いてください。

ヘルプは使ってほしい列、計算、まとめ方、グラフの種類を指定するよう勧めている。1行目に分かりやすい列見出しを置き、1件を1行にした表のほうが分析しやすい。紙の点検表を撮った画像やスキャンした PDF からは、正しい値を抜き出せない場合がある。正確な値が要るときは、スプレッドシートかテキストのファイルにしてから渡す。手順は ChatGPT の使い方にある。

技能の引き継ぎの資料を作る

ベテランの作業のこつや段取りを、新しく入った人に引き継ぐ資料を作るときの場面だ。NotebookLM はソースから音声解説やクイズ、フラッシュカードを作れる。手順書や聞き取りのメモをソースに入れ、「Studio」パネルで「音声解説」の生成パネルを開く。形式に「概要」を選んで、プロンプトに次のように書く。

入社1か月目の[職種]の担当者向けに、[作業名]の流れと、間違えやすい点を中心に説明してください。
専門用語は使うたびに短く説明してください。
ソースにない作業のこつを付け足さないでください。

「概要」は1人のホストが要点を2分以内にまとめる形式だ。覚えたかを確かめるには、同じソースから「フラッシュカード」や「クイズ」を作り、難易度と数を指定する。音声解説は80以上の言語で作れ、日本語にも対応する。手順は NotebookLM の使い方にある。

社内の情報を入れる前に

図面、機密の技術情報、取引先から受け取った仕様や見積もりを AI に入れる前に、入力が学習に使われるか、止める設定、会社向けのプランとの違いを確かめる。取引先から受け取った情報は、取引先との契約で扱いが決まっている場合がある。入れてよいかは社内の担当部署に確かめる。

ChatGPT

無料版、Plus、Pro の個人用ワークスペースでは、初期設定で会話がモデルの改善に使われる。OpenAI のヘルプの「ChatGPT のデータ管理」による。止めるときは「設定」→「データコントロール」で「すべての人のためにモデルを改善する」をオフにする。オフにしても、回答に「いいね」や「よくないね」を付けると、その会話全体が学習に使われることがある。Business、Enterprise、Edu のワークスペースの内容は、初期設定では学習に使われない。

Claude

Anthropic のヘルプによると、Free、Pro、Max などの個人向けのプランでは、学習に会話を使うかを利用者が設定で選ぶ。止めるときは「設定」→「プライバシー」で「AIモデルの改善を支援する」をオフにする。Team、Enterprise などの商用の製品では、初期設定で入力と出力を学習に使わない。ただし、評価のボタンで送った会話は学習に使われることがある。ヘルプは、機密の業務文書を入力するときは慎重に考えるよう求めている。

Microsoft Copilot

Microsoft のサポートによると、職場や学校のアカウントでサインインすると、エンタープライズ データ保護が自動で適用され、プロンプトと応答は基礎モデルのトレーニングに使われない。プロンプトと応答は記録され、IT の管理者が検索や監査のツールで見られる。個人のアカウントでも、2026年8月18日からの新しい Copilot アプリでは、プロンプト、応答、ファイルの内容は基礎モデルのトレーニングに使われない。ただし、個人の Microsoft アカウントの使用条件は、Copilot を個人の利用のためにだけ使えるとしている。

NotebookLM

Google のヘルプによると、個人のアカウントでは、フィードバックを送らない限り、ノートブックの内容が Google の基盤モデルの学習に直接使われることはない。フィードバックを送ると、プロンプト、ソース、出力などが集められ、訓練を受けたチームが確認する。Google Workspace のアカウントでは、フィードバックを送った場合でも、アップロード、質問、回答が人に確認されることも、学習に使われることもない。会社のアカウントで使うには、組織の管理者が NotebookLM へのアクセスを有効にしている必要がある。

DeepL

DeepL のプライバシーポリシーによると、無料の DeepL翻訳と DeepL Write に入れた文章とファイル、その訳文は、ニューラルネットワークと翻訳アルゴリズムの訓練と性能の向上のために一定期間保存される。無料版で個人データを含む文章を訳すことは利用規約で認められておらず、DeepL Pro の登録者に限って可能だ。料金ページは DeepL Pro の顧客のデータを AI モデルの訓練に使わないとしている。DeepL Pro の翻訳プランには、データの保護を含む DeepL Write の有料版は含まれない。

どのツールも、個人のアカウントか会社のアカウントかで、データの扱いが変わる。図面や取引先の情報を扱う部署では、会社が契約したアカウントでサインインしているかを先に確かめる。

気をつけること

回答が間違っていることがある

AI がもっともらしいが正しくない内容を答えることは、ハルシネーションと呼ばれる。OpenAI のヘルプは、ChatGPT が誤った情報や存在しない出典を出すことがあり、回答を初稿として使うよう勧めている。Anthropic の利用規約も出力の正確さを自分で確かめないまま頼ってはいけないとしている。NotebookLM のヘルプも不正確な情報を示すことがあると説明している。数値、品番、規格の番号、適用の時期は、元の資料で確かめてから使う。作業の安全に関わる手順や、出荷や設備の停止のような判断は、AI の回答で決めず、社内の承認の手順を通す。

個人情報や顧客の情報の扱い

作業者の名前や、取引先の担当者の連絡先を AI に入れてよいかは、社内のルールと契約で決める。DeepL の無料版では、個人データを含む文章を訳すことが利用規約で認められていない。点検の記録や不具合の報告に作業者の名前があるときは、渡す前に名前の列を消すか、記号に置き換えることも検討する。

社内ルールの確認

使ってよいツール、入力してよい情報、出力を誰が確かめるかを決めて回すことは、AIガバナンスと呼ばれる。会社が許可していない AI のツールを社員が仕事に使うことはシャドーAIと呼ばれる。ChatGPT の Business と Enterprise では、管理者がメンバーの使えるモデルやアプリの利用を決められる。Claude の Team と Enterprise では、組織のオーナーが使える機能を決める。DeepL の Team では、管理者がチームのメンバーによる DeepL Write の無料版の利用を制限できる。この記事は、社内のルールが法令に合うかの判断をしない。

よくある質問

次に読む

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• Claude の使い方
• Microsoft Copilot の使い方
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• DeepL の使い方
• DeepL と ChatGPT の違い