医療事務のAI活用　患者向けの案内文・院内マニュアル・問い合わせ対応のプロンプト例と注意点

この記事で扱うツール

値は TRAIL のファクトパック（2026年11月6日時点）と、各ツールの使い方の記事による。

Claude の料金は米ドルで、税別の表示だ。NotebookLM は2026年7月16日に名前が Gemini Notebook に変わった。この記事では旧名の NotebookLM で呼ぶ。

場面ごとの使い方

ここでのプロンプトは各ツールにこう頼めるという例だ。[ ] の中を自分の内容に差し替えて使う。TRAIL は出力を確かめていないので、回答の中身は必ず元の資料と照らし合わせる。どの場面でも、患者の氏名、病名、診療の内容、予約の記録は入れない。入れてよい情報の範囲は、院の規程と、下の「気をつけること」で挙げる厚生労働省のガイドラインに従う。

休診や予約の変更のお知らせを書く

年末年始の休診や、予約の受け付け方の変更を、患者向けのお知らせにしたいときだ。ChatGPT は文章の書き直しと要約ができる（OpenAI のヘルプセンター）。院で決まった事実を箇条書きで渡して、次のように頼む。

クリニックの受付に掲示し、ホームページにも載せるお知らせを書いてください。
用件：[例：年末年始の休診／予約の受付方法の変更]
決まっていること：
・期間：[日付と曜日]
・変更の内容：[内容]
・期間中に困ったときの連絡先：[院が決めた案内先]
読み手：[高齢の患者さんも多い]
トーンは丁寧で、A4で1枚に収まる長さにしてください。
日付、曜日、連絡先は、渡した内容から変えないでください。
渡していない案内（ほかの医療機関の名前や、受診の目安など）は書き足さないでください。

OpenAI のガイドは「フォーマル」「親しみやすい」のような言葉でトーンを指定するよう勧めている。掲示する前に、日付と曜日、連絡先を、院で決めた内容と担当の職員が見比べる。手順は ChatGPT の使い方にある。

院内の掲示物をやさしい日本語にする

待合室の掲示や受付の案内を、日本語に慣れていない人や子どもにも読みやすくしたいときだ。Claude はさまざまな形式の文章を書く（Anthropic ヘルプセンター）。掲示の文を貼って、次のように頼む。

次のクリニックの掲示を、「やさしい日本語」に書き直してください。
この掲示は、日本語を学んでいる人も読む待合室の壁に貼るためのものです。
・1文を短くし、1つの文に1つのことだけを書いてください。
・難しい言葉は簡単な言葉に言い換えてください。言い換えられない言葉（[保険証、問診票など]）は残し、短い説明を付けてください。
・漢字にはふりがなを付ける前提で、ふりがなが要る言葉を最後に一覧にしてください。
・元の掲示にない案内は書かないでください。

[掲示の文章を貼る]

Anthropic のガイドは、指示がなぜ大事かを伝えると、Claude が目的を理解して的を射た答えを返しやすくなると説明している。書き直した掲示は、元の掲示を決めた職員が内容を確かめてから貼る。頼み方のコツは Claude の使い方にある。

外国人の患者向けの案内を訳す

受診の流れ、持ち物、支払い方法などの案内を、外国語の版も用意したいときだ。DeepL の「ファイルの翻訳」は Word、PowerPoint、PDF などのファイルを、元の書式、画像、フォントを保ったまま訳す（DeepL のヘルプ）。こうしたAI翻訳を使う前に、院でよく使う言葉の訳し方を用語集に入れておく。左側のナビゲーションバーの「用語集」から「+ 新規用語集」を押す。Team 以上では、次のような2列の CSV で一度に登録できる。

[院で使う言葉（例：問診票）],[決めた訳語]
[窓口の名前（例：会計）],[決めた訳語]
[書類の名前],[決めた訳語]

ヘルプによると、CSV は UTF-8 で保存し、1行目から用語を書く。無料版のファイルの翻訳は月1件で、Word のファイルは5MB、100,000文字までだ。訳した案内は、その言語を読める人が原文と見比べてから使う。診察の場での説明に AI の翻訳を使って、医療通訳の代わりにすることはしない。手順は DeepL の使い方にある。

院内の事務マニュアルに質問する

受付の手順、会計の流れ、書類の受け渡しのルールなど、何度も調べる院内の資料に質問したいときだ。NotebookLM はソースについて質問すると、ソースのどこを使ったかを示す引用付きで答える。回答に使うのは、ソースに含まれるデータだけだ（NotebookLM ヘルプ）。患者の情報を含まない事務マニュアルの PDF や Google ドキュメントを1つのノートブックに入れ、次のように頼む。

[マニュアルの名前]によると、[知りたいこと（例：診断書の受け取りの手続き）]はどうなっていますか。
該当する箇所を引用して答えてください。
資料に書かれていない場合は、書かれていないと答えてください。

Google ドライブから取り込んだソースは数分ごとに自動で同期されるので、元の文書を直せばノートブックにも反映される。職員に渡すときは「共有」から「閲覧者」の権限で渡せる。手順は NotebookLM の使い方にある。

電話でよく聞かれることを、よくある質問にまとめる

受付時間、予約の取り方、駐車場、支払い方法など、電話で何度も聞かれることを、職員が同じように答えられる一覧にしたいときだ。NotebookLM はソースを、よくある質問、学習ガイド、概要説明資料などのレポートの形にまとめられる。院の案内や事務マニュアルをソースにして、チャットで次のように頼む。

ソースをもとに、受付の電話でよく聞かれそうな質問と答えを、よくある質問の形で20問まとめてください。
答えは、ソースに書かれている内容だけを使い、引用を付けてください。
ソースに答えがない質問は、答えを書かずに「院で決める」と書いてください。
症状、薬、受診すべきかどうかに関わる質問は、答えを作らず、「医師や看護師につなぐ」とだけ書いてください。

NotebookLM はソースにない情報を聞くと「この質問には答えられません」と返すことがある。足りない決まりは院で決めてからソースに足す。できた一覧は、事務の責任者が確かめてから使う。

電話の応対の言い回しをそろえる

職員によって電話の答え方が違うので、決まった案内を伝えるときの言い回しをそろえたいときだ。Claude に院の決まりを渡して、次のように頼む。

クリニックの受付で使う、電話の応対の例文を作ってください。
場面：[例：予約の変更の依頼／駐車場の場所の問い合わせ]
院の決まり：[予約の変更の受付時間、方法など]
・丁寧で、短く分かりやすい言い方にしてください。
・院の決まりにないことは、例文に入れないでください。
・相手が体の具合や薬について話し始めたときに、「担当の看護師に代わります」のように、医療職につなぐ言い方も1つ入れてください。

例文は職員が決まった案内を伝えるためのもので、症状についての受け答えには使わない。例文は事務の責任者が確かめ、院のマニュアルに入れてから使う。頼み方のコツは Claude の使い方にある。

新しい職員向けの研修資料を作る

受付や会計の手順を、新しく入った職員が覚えやすい形にしたいときだ。NotebookLM は読み込ませた資料を「ソース」にし、ソースから音声解説や学習用の資料を作る。事務マニュアルをソースに入れ、「Studio」パネルで「音声解説」の生成パネルを開き、形式に「概要」を選んで、プロンプトに次のように書く。

入職1か月目の受付の職員向けに、[業務名（例：初診の受付、会計）]の流れと、間違えやすい点を中心に説明してください。
専門用語は使うたびに短く説明してください。
ソースに書かれていないことは説明しないでください。

「概要」は1人のホストが要点を2分以内にまとめる形式だ。覚えたかを確かめるには、同じソースから「フラッシュカード」や「クイズ」を作り、難易度と数を指定する。できたものは、手順を決めた職員が確かめてから使う。手順は NotebookLM の使い方にある。

事務の会議の録音から議事録をまとめる

事務の打ち合わせや委員会の録音から、決まったことと次の作業をまとめたいときだ。こうした記録を AI で作る仕組みはAI議事録と呼ばれる。ChatGPT は録音した音声ファイルを添付して、文字起こしと要約を頼める。この機能は有料プランで使え、無料版では使えない。TRAIL の年表では2026年10月6日に音声ファイルのアップロードに対応した。録音を添付して、次のように頼む。

添付した[会議名]の録音を文字起こしし、次の形でまとめてください。
1. 議題ごとの主な意見
2. 決定事項
3. 次回までの作業（担当と期限が分かるものは添える）
録音から分からない点は「録音からは不明」と書いてください。

ヘルプによると、文字起こしには誤りが含まれることがあり、話者の識別も正確でない場合がある。患者についての話が出る会議の録音は入れない。どの会議の録音を入れてよいかは、院の規程で先に確かめる。手順は ChatGPT の使い方にある。

社内の情報を入れる前に

院の運営の資料や職員の情報を入れる前に、使うプランでデータがどう扱われるかを確かめる。ここで挙げる会社向けのプランの扱いは、患者の情報を入れてよいという意味ではない。各ツールの公式の説明は次のとおりだ。

ChatGPT

無料版、Plus、Pro の個人用のワークスペースでは、初期設定で会話がモデルの改善に使われる。止めるときは「設定」→「データコントロール」で「すべての人のためにモデルを改善する」をオフにする。オフにしても、回答に「いいね」や「よくないね」を付けると、その会話全体が学習に使われることがある。一時チャットは履歴に残らず、モデルの改善にも使われない。Business、Enterprise のワークスペースの内容は、初期設定ではモデルの学習に使われない（OpenAI のヘルプ「ChatGPT のデータ管理」による）。

Claude

Free、Pro、Max などでは、モデルの学習に会話を使うかを利用者が設定で選ぶ。止めるときは「設定」→「プライバシー」で「AIモデルの改善を支援する」をオフにする。オフにしても、安全のための分類器がフラグを付けた会話は、有害な内容の検出や安全の研究などに使われることがある。シークレットチャットは設定で学習を許していても Claude の改善に使われない。ヘルプは、健康の記録や機密の業務文書を入力するときは慎重に考えるよう求めている。Team、Enterprise、API などの商用の製品では、初期設定で入力と出力を学習に使わない（Anthropic のヘルプなどによる）。

NotebookLM

個人のアカウントではフィードバックを送らない限り、ノートブックの内容が Google の基盤モデルの学習に直接使われることはない。高評価や低評価のフィードバックを送ると、プロンプト、ソース、出力などが集められ、訓練を受けたチームが確認する。Google Workspace のアカウントでは、フィードバックを送った場合でも、アップロード、質問、回答が人によって確認されることも、AI モデルの学習に使われることもない（NotebookLM ヘルプ「Gemini Notebook のプライバシーと利用規約」による）。

DeepL

無料の DeepL翻訳と DeepL Write に入れた文章とファイル、その訳文は、ニューラルネットワークと翻訳アルゴリズムの訓練と性能の向上のために一定期間保存される。DeepL翻訳と DeepL Write の無料版では、個人データを含む文章の翻訳や推敲が利用規約で認められていない。DeepL Pro に登録している場合に限って可能だ。DeepL Pro のデータは DeepL の AI モデルの訓練に使わない。ただし、DeepL Pro の翻訳プランには、データの保護を含む DeepL Write の有料版は含まれない。含まれるのは Business だけで、ほかのプランでは Write Pro を足す（DeepL のプライバシーポリシーと料金ページによる）。

気をつけること

回答が間違っていることがある

AI が事実と違う内容をもっともらしく答えることをハルシネーションという。OpenAI のヘルプは、ChatGPT が誤った情報や、存在しない引用や出典を出すことがあると説明し、回答を初稿として使うよう勧めている。Anthropic の利用規約は、出力が正確とは限らないとしている。NotebookLM のヘルプも不正確な情報を示すことがあると説明し、医療、法律、金融に関する助言は資格のある専門家に相談するよう求めている。DeepL Pro の利用規約は、API の項で処理済みコンテンツの正確さを保証しないと定める。

症状の相談への答え、受診すべきかどうか、どの診療科にかかるかの案内を AI にさせない。OpenAI の利用規約は、医療のような個人に重大な影響を与える判断に、その人に関する出力を使ってはいけないとしている。この記事で扱うのは、事務の文書を整える使い方だ。診断、治療、レセプトの算定の判断には使わない。患者に渡す文書も、日付、時間、手順を職員が院の決まりで確かめてから出す。

個人情報や患者の情報の扱い

個人情報保護法は、本人の人種、信条、病歴など、本人に対する不当な差別や偏見などの不利益が生じないよう取扱いに特に配慮を要する記述が含まれる個人情報を「要配慮個人情報」と定めている（e-Gov 法令検索の第2条第3項による）。患者の氏名、病名、診療の内容などは、一般向けの AI に入れない。上の場面の例も患者の情報を含まない院の決まりや案内の文だけを渡す形にしている。

医療機関の情報の扱いについて、厚生労働省は「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」を公開している。公式のページによると最新は第7.0版（令和8年6月）で、医療機関等にこのガイドラインの遵守を求めている。本文は PDF のため、この記事では中身に触れない。院でどの AI を使ってよいか、どの情報を扱ってよいかは、院の規程とこのガイドラインに従い、院の情報システムの担当に確かめる。

院のルールの確認

どのツールとプランを仕事に使ってよいかは、院や法人のルールに従う。この記事は、どの使い方が規程や法令に合うかを判断しない。法的な助言でもない。会社が許可も監督もしていない AI のツールを職員が仕事に使うことはシャドーAIと呼ばれる。職員が個人のアカウントで使い始める前に、使ってよいツールを院で決めておく。

ツールの側にも、仕事での利用に関わる設定がある。ChatGPT の Business と Enterprise では、管理者がメンバーの使えるモデルを決められる。Claude の Team と Enterprise では、組織のオーナーが使える機能を決める。DeepL の Team では、管理者がメンバーの DeepL Write の無料版の利用を制限できる。NotebookLM を仕事用のアカウントで使えるかどうかは、組織の Google Workspace のエディションと管理者の設定で決まる。

よくある質問

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