介護のAI活用　記録の言い回し・家族への連絡・研修資料のプロンプト例と注意点

この記事で扱うツール

値は TRAIL のファクトパック（2026年11月6日時点）と、各ツールの使い方の記事による。

Claude の料金は米ドルで、税別の表示だ。会社で対象の Microsoft 365 を契約していれば、Copilot Chat は追加料金なしで使える。NotebookLM は2026年7月16日に名前が Gemini Notebook に変わった。この記事では旧名の NotebookLM で呼ぶ。

場面ごとの使い方

ここでのプロンプトは各ツールにこう頼めるという例だ。[ ] の中を自分の内容に差し替えて使う。TRAIL は出力を確かめていないので、回答の中身は必ず元の資料と照らし合わせる。どの場面でも、利用者や家族の氏名、病歴、心身の状態を入れる前に、下の「社内の情報を入れる前に」と「気をつけること」を読む。

職員が書いた記録の言い回しをそろえる

職員ごとに記録の書き方がばらばらで、施設で決めた言い回しにそろえたいときだ。Claude はさまざまな形式の文章を書き、長い文書の要約もできる（Anthropic ヘルプセンター）。貼る前に、氏名、部屋番号、生年月日など、個人を特定できる情報を消すか「Aさん」のような記号に置き換える。そのうえで、次のように頼む。

次の記録の文章を、施設の書き方の決まりにそろえて書き直してください。
決まり：[例：だ・である調、時刻は24時間表記、「〜様」ではなく「Aさん」と書く]
残すこと：時刻、数字、起きた出来事、職員がした対応は、元の文のまま変えないでください。
してほしくないこと：元の文にない出来事や、様子の解釈、ケアの方法の提案は書き足さないでください。
直した箇所は、最後に一覧にしてください。

[個人を特定できる情報を消した記録を貼る]

ヘルプは文章の編集を頼むときに、全文を1つのメッセージで送るよう勧めている。AI に頼むのは言い回しの整理だけにする。何が起きたか、どう対応するかの判断は記録を書いた職員と、資格を持つ職員が行う。頼み方のコツは Claude の使い方にある。

家族へのお知らせや行事の案内を書く

面会のルールの変更や、季節の行事の案内を、家族向けに分かりやすく書きたいときだ。ChatGPT は文章の書き直しと要約ができる（OpenAI のヘルプセンター）。決まっている事実を箇条書きで渡して、次のように頼む。

介護施設から利用者のご家族に配るお知らせを書いてください。
用件：[例：秋祭りの案内／面会の時間の変更]
決まっていること：
・日時：[日時]
・場所：[場所]
・申し込み：[方法と締め切り]
・問い合わせ先：[部署と電話番号]
読み手：[高齢のご家族も多い]
トーンは丁寧で親しみやすく、A4で1枚に収まる長さにしてください。
日時、場所、締め切りは、渡した内容から変えないでください。

OpenAI のガイドは「フォーマル」「親しみやすい」のような言葉でトーンを指定するよう勧めている。配る前に、日時や締め切りを担当の職員が元の決定と見比べる。手順は ChatGPT の使い方にある。

家族からのメールへの返信を下書きする

家族から長いメールが届き、何を尋ねられているかを整理して返信を下書きしたいときだ。Microsoft Copilot は Outlook の中でメールを要約できる。新しい Outlook ではメッセージの上部の「Summary by Copilot」を選び、クラシック Outlook では「Summarize」を選ぶ。職場のアカウントでは、続けて Outlook の Copilot Chat に次のように頼める。

このメールで尋ねられていることを、箇条書きにしてください。
次に、[施設で決まっている案内（面会の手続き、利用料の支払い方法など）]だけを根拠にして、返信の下書きを作ってください。
ご本人の体調やケアの内容に関わる質問には答えず、「担当の職員から改めてご連絡します」と書いてください。

サポートは良いプロンプトには目標、背景、詳細、使うデータを入れるよう勧めている。家族への返信は AI の下書きをそのまま送らず、担当の職員が内容を確かめてから送る。手順は Microsoft Copilot の使い方にある。

職員向けの研修資料を作る

施設のマニュアルや研修の資料を、新しく入った職員が覚えやすい形にしたいときだ。NotebookLM は読み込ませた資料を「ソース」にし、ソースから音声解説や学習用の資料を作る（NotebookLM ヘルプ）。マニュアルをソースに入れ、「Studio」パネルで「音声解説」の生成パネルを開き、形式に「概要」を選んで、プロンプトに次のように書く。

入職1か月目の職員向けに、[業務名（例：記録の書き方、夜勤の申し送り）]の流れと、間違えやすい点を中心に説明してください。
専門用語は使うたびに短く説明してください。
ソースに書かれていないことは説明しないでください。

「概要」は1人のホストが要点を2分以内にまとめる形式だ。覚えたかを確かめるには、同じソースから「フラッシュカード」や「クイズ」を作り、難易度と数を指定する。研修で教えるケアの方法そのものは、資格を持つ職員が決めた資料をソースにし、できたものも職員が確かめてから使う。手順は NotebookLM の使い方にある。

外国人の職員向けにマニュアルを訳す

外国人の職員のために、施設の業務マニュアルをその職員が読める言語にしたいときだ。DeepL の「ファイルの翻訳」は Word、PowerPoint、PDF などのファイルを、元の書式、画像、フォントを保ったまま訳す（DeepL のヘルプ）。こうしたAI翻訳を使う前に、施設でよく使う言葉の訳し方を用語集に入れておく。左側のナビゲーションバーの「用語集」から「+ 新規用語集」を押す。Team 以上では、次のような2列の CSV で一度に登録できる。

[施設で使う言葉（例：申し送り）],[決めた訳語]
[部署や役職の名前],[決めた訳語]
[書類の名前],[決めた訳語]

ヘルプによると、CSV は UTF-8 で保存し、1行目から用語を書く。無料版のファイルの翻訳は月1件で、Word のファイルは5MB、100,000文字までだ。訳したマニュアルは、その言語を読める人が原文と見比べてから配る。手順は DeepL の使い方にある。

外国人の職員向けにやさしい日本語の手順書を作る

日本語を学んでいる職員に、業務の手順を日本語のまま伝えたいときだ。ChatGPT に手順書の文章を貼って、次のように頼む。

次の業務の手順を、日本語を学んでいる外国人の職員向けに「やさしい日本語」で書き直してください。
・1文を短くし、1つの文に1つのことだけを書いてください。
・難しい言葉は簡単な言葉に言い換えてください。言い換えられない言葉（[施設で決まっている用語]など）は残し、短い説明を付けてください。
・手順は番号付きの箇条書きにしてください。
・元の文にない手順は書かないでください。

[手順書の文章を貼る]

元の手順書に利用者の氏名が入っていれば、先に消す。書き直した手順書は、手順を決めた職員が内容を確かめてから渡す。

求人の文面を書く

介護職員や事務の担当の求人を出すとき、仕事の内容と職場の様子が伝わる文面にしたいときだ。Claude は、指示がなぜ大事かを伝えると目的を理解して答えを返しやすくなる（Anthropic のプロンプトのガイド）。決まっている条件を渡して、次のように頼む。

[施設の種類（例：特別養護老人ホーム）]の[職種]の求人の文面を書いてください。
決まっている条件：[勤務時間、休日、給与、資格の要否]
伝えたいこと：[職場の特徴（例：研修の仕組み、夜勤の回数）]
読み手：[例：介護の仕事が初めての人]
この文面は求人サイトにそのまま載せるので、条件は渡した内容から変えず、誇張した表現は使わないでください。

文面に書く労働条件は、施設の決まりと照らして担当の職員が確かめる。求人の書き方が法令に合うかは、この記事では判断しない。頼み方のコツは Claude の使い方にある。

会議の録音から議事録をまとめる

職員会議や委員会の録音から、決まったことと次の作業をまとめたいときだ。こうした記録を AI で作る仕組みはAI議事録と呼ばれる。ChatGPT は録音した音声ファイルを添付して、文字起こしと要約を頼める。この機能は有料プランで使え、無料版では使えない。TRAIL の年表では、2026年10月6日に音声ファイルのアップロードに対応した。録音を添付して、次のように頼む。

添付した[会議名]の録音を文字起こしし、次の形でまとめてください。
1. 議題ごとの主な意見
2. 決定事項
3. 次回までの作業（担当と期限が分かるものは添える）
利用者の名前が出てきたら、「利用者A」のように置き換えてください。
録音から分からない点は「録音からは不明」と書いてください。

ヘルプによると、文字起こしには誤りが含まれることがあり、話者の識別も正確でない場合がある。利用者の個別の様子を話し合う会議の録音を入れてよいかは、施設のルールで先に確かめる。手順は ChatGPT の使い方にある。

施設の規程やマニュアルを読ませて答える

就業規則や、事故の報告の流れ、感染症の対策の手順など、何度も調べる資料に質問したいときだ。NotebookLM はソースについて質問すると、ソースのどこを使ったかを示す引用付きで答える。回答に使うのは、ソースに含まれるデータだけだ。規程の PDF や Google ドキュメントを1つのノートブックに入れ、次のように頼む。

[規程やマニュアルの名前]によると、[知りたいこと（例：有給休暇の申請の締め切り）]はどうなっていますか。
該当する箇所を引用して答えてください。
資料に書かれていない場合は、書かれていないと答えてください。

Google ドライブから取り込んだソースは数分ごとに自動で同期されるので、元の文書を直せばノートブックにも反映される。職員に渡すときは「共有」から「閲覧者」の権限で渡せる。手順は NotebookLM の使い方にある。

社内の情報を入れる前に

利用者や家族の情報、職員の情報、まだ公表していない運営の資料を入れる前に、使うプランでデータがどう扱われるかを確かめる。各ツールの公式の説明は次のとおりだ。

ChatGPT

無料版、Plus、Pro の個人用のワークスペースでは、初期設定で会話がモデルの改善に使われる。止めるときは「設定」→「データコントロール」で「すべての人のためにモデルを改善する」をオフにする。オフにしても、回答に「いいね」や「よくないね」を付けると、その会話全体が学習に使われることがある。一時チャットは履歴に残らず、モデルの改善にも使われない。Business、Enterprise のワークスペースの内容は、初期設定ではモデルの学習に使われない（OpenAI のヘルプ「ChatGPT のデータ管理」による）。

Claude

Free、Pro、Max などでは、モデルの学習に会話を使うかを利用者が設定で選ぶ。止めるときは「設定」→「プライバシー」で「AIモデルの改善を支援する」をオフにする。オフにしても、安全のための分類器がフラグを付けた会話は、有害な内容の検出や安全の研究などに使われることがある。シークレットチャットは設定で学習を許していても Claude の改善に使われない。Team、Enterprise、API などの商用の製品では、初期設定で入力と出力を学習に使わない（Anthropic のヘルプなどによる）。

Microsoft Copilot

2026年8月18日からの新しい Copilot アプリでは、個人のアカウントのプロンプト、応答、ファイルの内容は、基礎モデルのトレーニングに使われない。職場や学校のアカウントでは、エンタープライズ データ保護が自動で適用される。プロンプトと応答は基礎モデルのトレーニングに使われないが、記録され、IT の管理者が検索や監査のツールで見られる（Microsoft サポートの「職場または学校で Microsoft Copilot Chat を使用する場合のデータ保護」などによる）。

NotebookLM

個人のアカウントではフィードバックを送らない限り、ノートブックの内容が Google の基盤モデルの学習に直接使われることはない。高評価や低評価のフィードバックを送ると、プロンプト、ソース、出力などが集められ、訓練を受けたチームが確認する。Google Workspace のアカウントでは、フィードバックを送った場合でも、アップロード、質問、回答が人によって確認されることも、AI モデルの学習に使われることもない（NotebookLM ヘルプ「Gemini Notebook のプライバシーと利用規約」による）。

DeepL

無料の DeepL翻訳と DeepL Write に入れた文章とファイル、その訳文は、ニューラルネットワークと翻訳アルゴリズムの訓練と性能の向上のために一定期間保存される。DeepL翻訳と DeepL Write の無料版では、個人データを含む文章の翻訳や推敲が利用規約で認められていない。DeepL Pro に登録している場合に限って可能だ。DeepL Pro のデータは DeepL の AI モデルの訓練に使わない。ただし、DeepL Pro の翻訳プランには、データの保護を含む DeepL Write の有料版は含まれない（DeepL のプライバシーポリシーと料金ページによる）。

気をつけること

回答が間違っていることがある

AI が事実と違う内容をもっともらしく答えることをハルシネーションという。OpenAI のヘルプは、ChatGPT が誤った情報や、存在しない引用や出典を出すことがあると説明し、回答を初稿として使うよう勧めている。Anthropic の利用規約は、出力が正確とは限らないとしている。Copilot の使用条件は、答えが不完全、不正確な場合があるとしている。NotebookLM のヘルプも不正確な情報を示すことがあると説明し、DeepL Pro の利用規約は API の項で処理済みコンテンツの正確さを保証しないと定める。

病状、服薬、介護の方法といったケアや医療の判断は AI に任せず、資格を持つ職員や医療職が行う。この記事で扱うのは、事務、連絡、教育の仕事で文章を整える使い方だ。家族に配る文書や職員に渡す資料も、日付、金額、手順を職員が元の資料で確かめてから出す。

個人情報や利用者の情報の扱い

個人情報保護法は、本人の病歴などの記述が含まれる個人情報を「要配慮個人情報」と定めている。本人に不当な差別や偏見などの不利益が生じないよう、取扱いに特に配慮を要するものだ（e-Gov 法令検索の第2条第3項による）。利用者の病歴や心身の状態を書いた記録は、こうした情報にあたりうる。

AI に入れる前に、施設のルールで認められたツールとアカウントかを確かめる。入れてよい場合も、氏名、部屋番号、生年月日など、個人を特定できる情報を消してから入れる。個人向けのアカウントや無料のプランでは、上のとおり入力が学習に使われるものがあり、DeepL の無料版では個人データを含む文章を訳すことが認められていない。個人情報保護委員会は「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について」のページを公開している。注意喚起の本文は PDF のため、この記事では中身に触れない。

施設のルールの確認

どのツールとプランを仕事に使ってよいか、どの情報を入れてよいかは、施設や法人のルールに従う。この記事は、どの使い方がルールや法令に合うかを判断しない。法的な助言でもない。会社が許可も監督もしていない AI のツールを職員が仕事に使うことはシャドーAIと呼ばれる。職員が個人のアカウントで使い始める前に、使ってよいツールを施設で決めておく。

ツールの側にも、仕事での利用に関わる条件がある。個人の Microsoft アカウントの使用条件は、Copilot を個人の利用のためにだけ使えるとしている。この使用条件は職場や学校のアカウントには適用されない。ChatGPT の Business と Enterprise では、管理者がメンバーの使えるモデルを決められる。Claude の Team と Enterprise では、組織のオーナーが使える機能を決める。DeepL の Team では、管理者がメンバーの DeepL Write の無料版の利用を制限できる。

よくある質問

次に読む

• NotebookLM の使い方
• Claude の使い方
• ChatGPT の使い方
• DeepL の使い方
• DeepL と ChatGPT の違い
• 人事のAI活用