営業の仕事で使うAI　ChatGPT・Notta・Gamma のプロンプト例と注意点

この記事で扱うツール

値は TRAIL のファクトパック（2026年10月24日時点）と、各ツールの使い方の記事による。

料金の通貨は、Perplexity だけが米ドルだ。会社で対象の Microsoft 365 を契約していれば、Copilot Chat は追加料金なしで使える。社内のメールや資料を横断して使う Microsoft 365 Copilot は1ユーザー月¥4,497相当（年契約、税別）で、Microsoft 365 のライセンスが別に要る。

場面ごとの使い方

ここでのプロンプトは各ツールにこう頼めるという例だ。[ ] の中を自分の内容に差し替えて使う。TRAIL は出力を確かめていないので、回答の中身は必ず自分で確かめる。

訪問前に取引先と業界の動きを調べる

取引先を訪ねる前に、相手の会社や業界の最近の動きをつかみたいときだ。Perplexity は質問を受けるとウェブを検索して要約し、回答のどの部分がどの出典から来たかを示す（Perplexity のヘルプセンター）。AI検索のサービスだ。検索モードを「Pro」にして、次のように頼む。

[取引先の会社名]（[業界名]）について、直近3か月に公表された主な動きを5つ挙げてください。
それぞれ1〜2文で要点をまとめ、発表した日付と出典を付けてください。
最後に、[自社の製品名]の提案に関係がありそうな点を2つ挙げてください。

ヘルプは1語だけで聞かず、はっきりした質問の形にするよう勧めている。無料のプランでは Pro Search は1日3回までだ。手順は Perplexity の使い方にある。

担当業界のニュースを毎朝受け取る

担当する業界や取引先のニュースを、毎日決まった時間に受け取りたいときだ。Perplexity の予約した検索は、毎日か毎週の間隔で動く（Perplexity のヘルプセンター）。設定の「Notifications」で「Create a Scheduled Search」を選び、プロンプトに次のように書く。

[業界名]と[取引先の会社名]に関する、前日の主なニュースを5件まとめてください。
それぞれ1文の要約と出典を付けてください。

次に動く時刻は画面で確かめられる。ヘルプには使えるプランの記載がない。予約した検索は「Perplexity Tasks」の一つで、ヘルプは Computer の「Scheduled Tasks」がこれに代わるとしている。要約だけで判断せず、気になる記事は出典のリンク先で読む。手順は Perplexity の使い方にある。

初めての連絡やお礼のメールを下書きする

新しい取引先への最初の連絡や、商談のあとのお礼のメールを書くときだ。ChatGPT は文章の下書きと書き直しを頼め、会話のそれまでのやり取りを踏まえて答える（OpenAI のヘルプセンター）。次のように頼む。

[会社名]の[担当者名]さんに送る、商談のお礼のメールを書いてください。
商談の日付：[日付]
話した内容：[要点を2〜3行]
こちらが約束したこと：[資料の送付など]、期限は[期限]
トーンは丁寧で簡潔にし、件名も付けてください。

OpenAI のガイドは「フォーマル」「親しみやすい」のような言葉でトーンを指定するよう勧めている。会社で対象の Microsoft 365 を使っていれば、Microsoft Copilot の Chat でも同じように頼める。例は ChatGPT の使い方にもある。

長いメールのやり取りから返事が要ることを拾う

取引先との長いメールのやり取りに追いつくときだ。Microsoft Copilot は Outlook の中でメールを要約できる（Microsoft サポート）。新しい Outlook ではメッセージの上部の「Summary by Copilot」を選び、クラシック Outlook では「Summarize」を選ぶ。職場のアカウントでは続けて Outlook の Copilot Chat に次のように頼める。

このメールのやり取りで、まだ決まっていないことと、私が返事をしなければならないことを箇条書きにしてください。
それぞれに、相手が求めている期限があれば添えてください。

要約では、やり取りの個々のメールがそれぞれおよそ1文にまとめられる。金額や納期のような細かい条件は、元のメールで確かめる。手順は Microsoft Copilot の使い方にある。

提案資料の初稿を作る

見込み客に出す提案資料の初稿を作るときだ。Gamma は AI エージェントとの会話でプレゼンテーションを作る（Gamma のヘルプセンター）。作った資料は PowerPoint（PPTX）や PDF に書き出せる。ダッシュボードの入力欄に次のように書き、「Plan」で作る。

[業種]の[会社の規模]企業に向けて、[製品名]の提案資料を作ってください。
構成：相手の課題、解決策、導入の流れ（[期間]）、料金の案（[プランA]と[プランB]）、導入事例、次のステップ。
対象は[役職]で、1枚あたりの文字は少なめにしてください。
10枚以内にまとめてください。

Plan では作る前に目標や対象の質問が出て、ヘルプは計画を確かめる段階がいちばん効果的だとしている。Free のワークスペースから書き出した PDF と PPTX には「Made by Gamma」のバッジが付く。手順は Gamma の使い方にある。

商談を記録して次のアクションをまとめる

商談の内容を記録し、顧客の要望とこちらの約束を整理するときだ。Notta は Zoom、Google Meet、Microsoft Teams、Webex の会議に Notta Bot を参加させて文字に起こし、AI 要約でまとめる（Notta のヘルプセンター）。AI議事録のツールだ。プレミアム以上では自分で書いた指示を「カスタムテンプレート」として保存できる。カスタムテンプレートに次のように書く。

## 商談の概要
- 顧客名：[会社名]、商談の目的を1行で書く。
## 顧客の課題と要望
- 顧客が話した課題、予算、導入時期を、発言から分かる範囲で書く。
## 懸念点
- 顧客が示した不安や反対意見を挙げる。
## 次のアクション
- [ ] こちらが約束したことと期限を並べる。
発言から分からない項目は「記録なし」と書く。

ヘルプは要約の前に文字起こしを直し、話者名を実名に変えておくよう勧めている。フリープランで文字起こしできるのは1回3分までなので、商談を通して記録するなら1回5時間まで使えるプレミアム以上が要る。ビジネス以上のプランでは Salesforce や HubSpot などの CRM と連携できる。録音ファイルがあるなら、ChatGPT の有料プランで音声ファイルを添付し、決定事項と次のステップ、フォローアップメールの下書きを頼む方法もある。手順は Notta の使い方にある。

商談で出た懸念への答えを準備する

商談で顧客が示した懸念や質問に、次の打ち合わせで答える準備をするときだ。Notta Brain は手元のファイルと会議の録音を一緒に指定して質問できる。Web版の Notta Brain で、入力欄のクリップアイコンから提案書を選び、「@」で商談の録音を指定して頼む。

@[商談の録音のタイトル] 添付した[提案書]の内容と、この商談で顧客が話した懸念や質問を比べてください。
提案書が答えていない懸念と、商談の発言と食い違う記述を一覧にしてください。

一度にアップロードできる資料のファイルは3つまで、合計32MBまでだ。Notta Brain のクレジットは Notta のプランとは別で、無料の範囲は月1,000クレジットだ。記録をもとにした質問1回に100クレジットを使う。手順は Notta の使い方にある。

CRM から書き出した案件の一覧を集計する

CRM や表計算で管理している案件の一覧から、月ごとの傾向をつかみたいときだ。ChatGPT は Excel や CSV のファイルを読み込んで集計し、表やグラフにできる。案件の一覧のファイルを添付して、次のように頼む。

添付した[ファイル名]は、[期間]の案件の一覧です。
[担当者]ごと、[商談の段階]ごとに、件数と[金額の列]の合計を月別に集計し、表にしてください。
次に、月ごとの[受注金額]の推移を折れ線グラフにしてください。
計算に使った前提も書いてください。

ヘルプは使ってほしい列、計算、まとめ方、グラフの種類を指定するよう勧めている。1行目に分かりやすい列見出しを置き、1件を1行にした表のほうが分析しやすい。無料版では、ファイルのアップロードは1日3ファイルまでだ。手順は ChatGPT の使い方にある。

続く案件の資料と経緯をまとめておく

同じ取引先との案件が何か月も続き、資料と経緯を何度も見返すときだ。ChatGPT のプロジェクトは関連するチャット、ファイル、指示をまとめておく機能だ。サイドバーの「新しいプロジェクト」で案件ごとに作り、プロジェクト設定の指示に次のように書く。

このプロジェクトは[取引先の会社名]との[案件名]に使います。
報告は「これまでの経緯」「顧客の要望」「残っている課題」「次のアクション」の4つの見出しで書いてください。
数字はプロジェクトに入れた資料から引用し、資料にない数字は書かないでください。
分からない点は、書く前に質問してください。

プロジェクトの指示はそのプロジェクトの中だけで使われる。入れられるファイルは無料版でプロジェクトごとに5つ、Go と Plus で25、Pro と Business で40までだ。Microsoft Copilot では、Microsoft 365 Copilot のライセンスがある職場のアカウントなら、Work IQ をオンにして社内のメールや Teams の会議も使って答えさせられる。ライセンスのない Copilot Chat では、組織のデータは Outlook の中などに限られる。手順は ChatGPT の使い方と Microsoft Copilot の使い方にある。

海外の取引先にメールや資料を送る

海外の取引先に英語のメールを送ったり、日本語の提案資料の英語版を用意したりするときだ。ChatGPT は言語間の翻訳ができ、Gamma はエディターのチャットで資料の翻訳を頼める。こうしたAI翻訳を資料に使うなら、Gamma で資料を開き、チャットで次のように頼む。

すべてのスライドを英語に翻訳してください。
社名と製品名は[英語表記]にそろえ、数字と単位は変えないでください。

Gamma では変更を編集前と編集後で切り替えて比べられ、必要なら前の状態に戻せる。メールは ChatGPT に原文を貼り、相手との関係とトーンを添えて訳を頼む。手順は Gamma の使い方にある。

社内の情報を入れる前に

顧客の名前や商談の内容を入れる前に、使うプランでデータがどう扱われるかを確かめる。各ツールの公式の説明は次のとおりだ。

ChatGPT

個人向けのアカウントでは、設定によって会話がモデルの改善に使われる場合がある。止めるときは「設定」→「データコントロール」で「すべての人のためにモデルを改善する」をオフにする。オフにしても、回答に「いいね」や「よくないね」を付けると、その会話全体が学習に使われることがある。一時チャットは履歴に残らず、モデルの改善にも使われない。Business、Enterprise、Edu のワークスペースの内容は、初期設定ではモデルの学習に使われない（OpenAI のヘルプ「ChatGPT のデータ管理」による）。

Microsoft Copilot

2026年8月18日からの新しい Copilot アプリでは、個人のアカウントのプロンプト、応答、ファイルの内容は、基礎モデルのトレーニングに使われない。アップロードしたファイルは最長18か月保存されたあと、自動で消える。職場や学校のアカウントでは、エンタープライズ データ保護が自動で適用される。プロンプトと応答は基礎モデルのトレーニングに使われないが、記録され、IT の管理者が検索や監査のツールで見られる（Microsoft サポートの「職場または学校で Microsoft Copilot Chat を使用する場合のデータ保護」などによる）。

Perplexity

個人のプランでは、検索の内容とフィードバックが Perplexity の AI モデルの改善に使われる。止めるときは、設定の「AI Data Usage」をオフにする。Enterprise Pro と Enterprise Max では、顧客のデータを AI モデルの学習に使わない。OpenAI や Anthropic などのモデルの提供元は、Perplexity との契約で、Perplexity のデータを学習に使えない（Perplexity のヘルプによる）。

Notta

Notta に音声認識エンジンを提供する国内のパートナー企業が、音声と認識結果からランダムに選んだデータを、エンジンの学習に使う。音声認識の学習に使わせないのは、「AI学習なし」のビジネス Plus とエンタープライズだ。どのプランでも、音声認識以外の AI 機能にはデータを学習に提供していない。データは東京のデータセンターに保管される（Notta のヘルプ「AI学習について」などによる）。

Gamma

個人用ワークスペースの Free、Plus、Pro、Ultra では、初期設定でデータが Gamma の AI モデルの学習に使われる。アバターから「設定」を開き、「Data Controls」タブでいつでもオプトアウトできる。Business と Enterprise のワークスペースのデータは学習に使われず、この設定は変えられない（Gamma のヘルプ「Gammaは私のコンテンツをAI機能のトレーニングに使用しますか？」による）。

気をつけること

回答が間違っていることがある

AI が事実と違う内容をもっともらしく答えることをハルシネーションという。OpenAI のヘルプは、ChatGPT が誤った情報や、存在しない引用や出典を出すことがあると説明し、回答を初稿として使うよう勧めている。Perplexity の利用規約も不正確な情報を含む出力を作る可能性があるとしている。Notta の利用規約は、音声認識の性質上、会話の完全なテキストを作ることは保証しないと定める。Gamma の利用規約は、AI が作る結果は初稿づくりを助けるもので、最終版を意図したものではないとしている。提案資料やメールの数字、料金、納期は、送る前に社内の資料と照らし合わせる。

個人情報や顧客の情報の扱い

Notta Bot は会議の参加者の一覧に表示され、録音中であることを伝えるバナーを出す設定もある。デスクトップ版の Botなし録音では、他の参加者に文字起こしされていることは通知されない。Notta のヘルプは、国や地域によっては録音に参加者全員の同意が必要になる場合があると説明している。録音する前に必要な同意を得るのは利用者の責任で、Notta は利用者に代わって同意を確かめない。

共有の設定にも気をつける。Perplexity で「Anyone with the link」にしたセッションは、リンクを知っている人なら誰でも開ける。Notta のノートを社外に共有するリンクには、有効期間とパスワードを付けられる。Microsoft Copilot の Cowork のように代わりに操作させるときは、支払い、個人情報、ほかの人への連絡を含む作業の結果をよく見る。

社内ルールの確認

個人向けの規約には、仕事での利用に関わる条件がある。個人の Microsoft アカウントの使用条件は、Copilot を個人の利用のためにだけ使えるとしている。この使用条件は職場や学校のアカウントには適用されない。Perplexity の個人向けの利用規約は、利用を個人の非営利の目的に限って許しており、Enterprise には別の規約が適用される。ChatGPT の Business と Enterprise では、管理者がメンバーの使えるモデルや、アプリとメモリの設定を決められる。どのツールとプランを仕事に使ってよいか、規約がどう当てはまるかは、社内の担当部署に確かめる。

よくある質問

次に読む

• ChatGPT の使い方
• Notta の使い方
• Gamma の使い方
• Microsoft Copilot と ChatGPT の違い
• Perplexity と ChatGPT の違い
• プロンプトエンジニアリングとは