人事・採用の仕事で使うAI　ChatGPT・Claude・Granola のプロンプト例と注意点

この記事で扱うツール

人事・採用の場面で使える機能が公式のヘルプで確かめられる5つのツールを選んだ。値は TRAIL のファクトパックと各ツールの使い方の記事による。料金は2026年10月24日時点のものだ。

料金の通貨は、Claude と Granola が米ドルだ。NotebookLM は2026年7月16日に名前が Gemini Notebook に変わった。この記事では旧名の NotebookLM で呼ぶ。Granola の画面は英語だけだが、文字起こしと要約は日本語に対応する。

場面ごとの使い方

ここでのプロンプトは各ツールにこう頼めるという例だ。[ ] の中を自分の内容に差し替えて使う。TRAIL は出力を確かめていないので、回答の中身は必ず元の資料と照らし合わせる。この記事は労働法や採用の差別に関わる法的な判断を扱わない。判断が要る点は、社内の担当者や専門家に確かめる。

求人票の下書きを作る

新しく募集する職種の求人票や募集の案内文を、一から書くときの場面だ。ChatGPT は文章の下書き、書き直し、要約を会話で頼め、それまでのやり取りを踏まえて答える。社内で決まった募集の条件を渡して、次のように頼む。

[職種名]の求人票の下書きを書いてください。
会社と部署：[会社の紹介を2〜3行]、[配属先の部署]
仕事の内容：[担当する業務を3〜5つ]
必須の経験：[経験やスキル]
条件：[勤務地]、[勤務時間]、[給与の範囲]、[雇用の形態]
トーンは落ち着いた丁寧なものにし、誇張した表現は使わないでください。
渡した条件にないことは書かないでください。

OpenAI のガイドは「フォーマル」「親しみやすい」のような言葉でトーンを指定するよう勧めている。給与や勤務時間のような条件は社内で決まった内容だけを渡し、求人票の表示が法令や社内の決まりに合うかは担当者や専門家に確かめる。頼み方のコツは ChatGPT の使い方にある。

面接で聞く質問を準備する

求人票に書いた仕事の内容から、面接で確かめたいことを質問の形にしておきたいときの場面だ。Claude はチャットボックスの「+」から「ファイルまたは写真を追加」を選んで、PDF や Word のファイルを添付できる。求人票と社内で決めた評価の項目を添付して、次のように頼む。

添付した[職種名]の求人票と評価の項目をもとに、一次面接で使う質問を作ってください。
評価の項目ごとに質問を2つずつ挙げ、それぞれ何を確かめるための質問かを1文で添えてください。
質問は、求人票にある仕事の内容と条件に関係するものだけにしてください。
最後に、面接官が答えを記録するための表の見出しを示してください。

Anthropic のヘルプは背景を知らない人に指示を出すつもりで、できるだけ多くの文脈を入れるよう勧めている。面接でどの質問をしてよいかの判断は AI に任せず、社内のルールと専門家の助言に沿って面接官が決める。頼み方は Claude の使い方にある。

面接の日程を候補者に連絡する

面接の候補日を、自分のカレンダーの空きから選んで候補者に返信したいときの場面だ。Claude は Gmail と Google カレンダーをつなぐと、メールの検索や予定の確認を会話の中で頼める。つないでから、次のように頼む。

Gmail で[候補者の名前]さんから届いた、面接の日程についてのメールを探してください。
来週の私のカレンダーで、[午前／午後]に1時間空いている枠を3つ選び、候補として返信の下書きを作ってください。
面接の形式は[オンライン／対面]、所要時間は[時間]と書き添えてください。
送信はせず、下書きを見せてください。

Claude はメールの送信や返信の前に、初期設定では利用者の承認を求める。Gmail の添付ファイルの中身は読めず、読めるのは添付ファイルの情報だけだ。Gmail とカレンダーのコネクタは Claude のすべての利用者が使えるが、Team と Enterprise では組織のオーナーが有効にしてからメンバーが使える。手順は Claude の使い方にある。

面接の記録を同じ形でまとめる

面接のあとに、候補者ごとの記録を同じ項目で残したいときの場面だ。Granola は会議に Bot を入れずに、パソコンのマイクとシステム音声から文字起こしをするAI議事録のアプリだ。ヘルプは候補者との通話のあとの評価づくりを、よく使う頼み方を保存する「Recipes」の使い道に挙げている。チャット欄で「/」を打って「Create a recipe」を選び、範囲を「Single meetings」にして保存する。

これは[職種名]の採用面接だ。面接官が評価を書く材料をまとめてほしい。
次の評価項目ごとに、候補者の発言を根拠として引き、確かめられなかった項目は「確認できず」と書く。
- [評価項目1]
- [評価項目2]
- [評価項目3]
最後に、次の面接で聞くべきことを3つ挙げる。

Recipes には、実行のたびに中身を差し替える変数の機能がないので、職種ごとに別の Recipe を作っておく。Granola は音声と映像を保存しないので、あとから面接の音声を聞き直すことはできない。対面の面接を録音したファイルがあるなら、ChatGPT の有料プランで音声ファイルを添付して文字起こしと要約を頼む方法もある。ヘルプによると、ChatGPT の文字起こしには誤りが含まれることがあり、話者の識別も正確でない場合がある。手順は Granola の使い方にある。

就業規則や社内規程への質問に答える

社員から届く休暇の申請や手当の質問に答えるため、就業規則や社内規程を何度も調べるときの場面だ。NotebookLM は読み込ませた資料だけを根拠に、資料のどこを使ったかを示す引用付きで答える。規程の PDF や Google ドキュメントを1つのノートブックに入れ、次のように頼む。

[規程の名前]によると、[知りたいこと（例：慶弔休暇を取れる日数）]はどうなっていますか。
該当する条文やページを引用して答えてください。
資料に書かれていない場合は、書かれていないと答えてください。

答えが違うと思ったら、引用を選んでソースの該当箇所を確かめる。Google ドライブから取り込んだソースは数分ごとに自動で同期されるので、規程を改定すればノートブックにも反映される。規程の解釈が法令に合うかのような判断は、NotebookLM に任せない。手順は NotebookLM の使い方にある。

入社の案内文を下書きする

入社の日までに送る案内文を、初日の流れや用意するものをそろえて書きたいときの場面だ。Microsoft Copilot は左上の「アプリとその他」アイコンから「作成」を選び、「下書きを作成する」で文書の下書きを作れる。プロンプトのボックスに次のように書く。

[入社日]に入社する[職種名]の人に送る、入社の案内文を書いてください。
入れること：初日の集合の時刻と場所（[時刻]、[場所]）、当日の流れ、用意するもの（[持ち物]）、問い合わせ先（[部署名]）
読み手は、まだ社内のことを知らない新しく入る人です。

組織のアカウントでは文書のスタイル、読み手の種類、長さも選べる。去年の案内文のような手本があれば、「+ ファイルの追加」で添えておく。この機能には、対象の Microsoft 365 のサブスクリプションが必要だ。手順は Microsoft Copilot の使い方にある。

新しく入った人の研修資料を作る

業務のマニュアルを、新しく入った人が覚えやすい形にしたいときの場面だ。NotebookLM はソースから、2人の AI ホストが話し合う形の音声解説や、フラッシュカード、クイズを作れる。マニュアルをソースに入れ、「Studio」パネルで「音声解説」の生成パネルを開き、形式に「概要」を選んで、プロンプトに次のように書く。

入社1か月目の[職種]の担当者向けに、[業務名]の流れと、間違えやすい点を中心に説明してください。
専門用語は使うたびに短く説明してください。

「概要」は1人のホストが要点を2分以内にまとめる形式だ。覚えたかを確かめるには、同じソースから「フラッシュカード」や「クイズ」を作り、難易度と数を指定する。チームで使うときは、ノートブックを「共有」から「閲覧者」の権限で渡せる。手順は NotebookLM の使い方にある。

社員アンケートの自由記述をまとめる

社員アンケートの自由記述の回答を、話題ごとに整理して報告したいときの場面だ。ChatGPT はスプレッドシートや CSV のデータを集計し、表やグラフにできる。回答の表を添付して、次のように頼む。

添付した[ファイル名]は[アンケートの名前]の回答です。[列名]の列に自由記述の回答が入っています。
回答を内容の近いものごとに5〜8の話題に分け、話題ごとの件数を表にしてください。
話題ごとに、内容を短く言い換えた例を2つ添えてください。
回答者が分かる書き方はしないでください。

OpenAI のヘルプは使ってほしい列、計算、まとめ方を指定するよう勧めている。1行目に分かりやすい列見出しを置き、1件を1行にした表のほうが分析しやすい。名前や社員番号の列は、添付する前に表から外しておく。職場のアカウントの Microsoft Copilot では、エージェントの「アナリスト」が複数のファイルのデータを統合して、傾向や外れ値をレポートにまとめる。アナリストが見当たらないときは、管理者が有効にしていない可能性がある。手順は ChatGPT の使い方にある。

海外から入る人向けに資料を訳す

海外から入社する人に、入社の案内や社内のルールを英語で渡したいときの場面だ。Claude は言語のあいだの翻訳ができ、Claude Docs で作った文書は Word や PDF に書き出せる。元の文書を添付して、次のように頼む。

添付した[文書の名前]を英語に訳してください。
読み手は[国や地域]から入社する[職種]の人です。見出しの構成は元の文書のままにしてください。
訳し方を確かめたい社内の用語（例：[有給休暇]、[試用期間]）は、原文と訳語の対応表にして最後に付けてください。

訳文は社内で英語の分かる人が確かめてから渡す。訳文を正式な文書として使うかどうかは、社内の担当者に確かめる。DeepL のような翻訳のためのツールとの使い分けは、AI翻訳の解説にまとめている。

社内の情報を入れる前に

履歴書、面接の記録、評価、社員の休職や健康に関わる情報を AI に入れる前に、入力が学習に使われるか、止める設定、会社向けプランとの違いを、各社の公式の説明で確かめておく。

ChatGPT

OpenAI のヘルプによると、個人向けのアカウントでは、設定によって会話がモデルの改善に使われる場合がある。止めるときは「設定」→「データコントロール」で「すべての人のためにモデルを改善する」をオフにする。オフにしても、回答に「いいね」や「よくないね」を付けると、その会話全体が学習に使われることがある。Business、Enterprise、Edu のワークスペースの内容は、初期設定では学習に使われない。

Claude

Anthropic のヘルプによると、Free、Pro、Max では、学習に会話を使うかを利用者が設定で選ぶ。止めるときは「設定」→「プライバシー」で「AIモデルの改善を支援する」をオフにする。ヘルプは、健康の記録、パスワード、機密の業務文書などを入力するときは慎重に考えるよう求めている。Team、Enterprise などの商用の製品では、初期設定で入力と出力を学習に使わない。ただし、回答に高評価や低評価のフィードバックを送ると、その会話が学習に使われることがある。

Microsoft Copilot

Microsoft のサポートによると、職場や学校のアカウントでサインインすると、エンタープライズ データ保護が自動で適用され、プロンプトと応答は基礎モデルのトレーニングに使われない。一方で、プロンプトと応答は記録され、IT の管理者が検索や監査のツールで見られる。個人の Microsoft アカウントの使用条件は、Copilot を個人の利用のためにだけ使えるとしている。会社の情報を扱うなら、画面の「職場」のラベルでサインインしているアカウントを確かめる。

NotebookLM

Google のヘルプによると、NotebookLM の内容はフィードバックを送らない限り、Google の基盤モデルの学習に直接使われることはない。高評価や低評価のフィードバックを送ると、プロンプト、ソース、出力などが集められ、訓練を受けたチームが確認する。Google Workspace のアカウントでは、フィードバックを送った場合でも、人による確認にも学習にも使われない。

Granola

Granola のヘルプによると、Granola は初期設定で、匿名化したデータをサービスの改善に使うことがある。オフにするには、デスクトップ版の「Settings」→「Preferences」で「Use my data to improve models for everyone」を切る。Enterprise は初期設定で学習から外れ、管理者が全員に強制できる。データは米国の AWS のサーバーに暗号化して保存され、ほかの地域に保存する選択肢はない。文字起こしは「Preferences」の「Data & sharing」にある「Auto deletion period for transcripts」で、1日から1年の期間を選んで自動で消せる。

どのツールも会社向けのプランを使っているかどうかでデータの扱いが変わる。個人のアカウントで候補者や社員の情報を扱う前に、社内で決められたプランとアカウントを使っているかを確かめる。

気をつけること

回答が間違っていることがある

AI はもっともらしいが事実と違う内容を出すことがある。これをハルシネーションという。OpenAI のヘルプは、ChatGPT が誤った情報や存在しない出典を出すことがあり、回答を最終的な情報源にせず初稿として使うよう勧めている。Granola のヘルプも名前や細部を聞き違えたり、要約が欠けたりすることがあるとし、共有する前にノートに目を通すよう勧めている。Google のヘルプは、NotebookLM が不正確な情報を示すことがあるとし、医療、法律、金融に関する助言は必ず資格のある専門家に相談するよう求めている。

個人情報や候補者の情報の扱い

OpenAI の利用規約は、信用、教育、雇用、医療などの重要な決定のように、個人に法的または重大な影響を与えうる目的に、その人に関する出力を使ってはならないとしている。採否や評価は AI の出力で決めず、面接官が自分で確かめた事実をもとに決める。履歴書や面接の記録のような個人の情報は、入れる前に社内のルールを確かめる。ChatGPT の一時チャットは履歴に残らず、モデルの改善にも使われないが、安全上の目的でコピーが最長30日間保持される場合がある。Claude のシークレットチャットも、設定で学習への利用を許していても Claude の改善に使われない。

面接を記録するときは、参加者に知らせる。Granola は会議に Bot を入れないので、ほかの参加者の画面に参加者は増えない。Granola のヘルプは、Granola を使う前に参加者の同意を得るのは利用者の責任だとしている。録音や文字起こしの法律は地域で違うので、迷ったら自社の法務や IT の担当に確かめるよう案内している。知らせる方法として、会議のチャットに知らせのメッセージを自動で送る機能と、自分のカメラ映像に記録中の印を出す「Granola Watermark」がある。どちらも「Settings」→「Preferences」→「Transparency」で設定する。詳しくは Granola の使い方にある。

社内ルールの確認

会社向けのプランでは、管理者が使える機能を決める。ChatGPT の Business と Enterprise では、管理者がメンバーの使えるモデルやアプリの利用を決められる。Claude の Team と Enterprise では、ウェブ検索や Google ドライブのコネクタを、組織のオーナーが有効にしてからメンバーが使える。Granola の Enterprise では、管理者が学習のオフ、文字起こしの保存期間、記録中の知らせの機能を全社に強制できる。AI を使ってよい業務と入れてよい情報の範囲は、会社の情報システムの担当や規程で確かめる。この記事は、AI の使い方が労働や個人情報に関わる法令に合うかの判断をしない。

よくある質問

次に読む

• ChatGPT の使い方
• Claude の使い方
• NotebookLM の使い方
• Granola の使い方
• Microsoft Copilot の使い方
• Granola と Notta の違い