イベント運営のAI活用　企画書・告知チラシ・進行表・アンケート集計のプロンプト例と注意点

この記事で扱うツール

値は TRAIL のファクトパック（2026年11月6日時点）と、各ツールの使い方の記事による。

料金の通貨は、Claude が米ドル、ほかの4つは円だ。日本の利用者には、Claude の料金に10%の消費税が別にかかる。

場面ごとの使い方

ここでのプロンプトは各ツールにこう頼めるという例だ。[ ] の中を自分の内容に差し替えて使う。TRAIL は出力を確かめていないので、できたものは必ず自分で確かめる。告知の投稿や広告の運用は、SNS運用のAI活用とマーケティングのAI活用にまとめている。

企画の案とテーマの言い換えを出す

セミナーや社内イベントの企画を考え始めるとき、案とテーマの言い方をいくつも並べて比べたいときだ。Claude はメールから脚本まで、さまざまな形式の文章を書く（Anthropic のヘルプセンター）。次のように頼む。

[会社名／団体名]が[時期]に開く[セミナー／社内イベント／地域のイベント]の企画の案を5つ出してください。
目的：[目的]　対象：[参加してほしい人]　想定の人数：[人数]
形式：[会場／オンライン／両方]　予算の規模：[金額の目安]
案ごとに、タイトル、内容の要約を2文、対象に合う理由を1文で書いてください。
最後に、気に入った案のテーマを、言い方を変えて5通り出してください。

Anthropic のガイドは、指示がなぜ大事かを伝えると、Claude が目的を理解して的を射た答えを返しやすくなるとしている。目的や対象を書いた理由も一言添えるとよい。頼み方は Claude の使い方にある。

企画書をスライドにする

決まった企画を、上司や関係者に説明する企画書のスライドにしたいときだ。Gamma は AIスライド作成のサービスで、エージェントとの会話でプレゼンテーションを作り、PDF、PNG、PowerPoint に書き出せる（Gamma のヘルプセンター）。ダッシュボードの prompt bar に次のように書き、「Plan」で作る。

社内向けに、[イベント名]の企画書のスライドを作ってください。
構成：目的、対象と想定の人数、日時と会場の候補、プログラムの案、予算の概算、運営の体制、準備のスケジュール、課題と対応。
数字と日付は次のメモにあるものだけを使い、メモにない項目は「未定」と書いてください。
10枚以内にまとめてください。

[企画のメモを貼る]

Plan では、作る前に目標や対象の質問が出て、示された計画を承認するまで作成は始まらない。Free は1回のプロンプトで最大10枚までだ。手順は Gamma の使い方にある。

告知のチラシを作る

決まった日時と会場を、配布や掲示に使うチラシにしたいときだ。Canva AI は指示からプレゼンテーション、チラシ、名刺などのデザインを作る。ホームの「Canva AI」でプラスのアイコンから「ブランドキットを適用」を選び、次のように頼む。

[イベント名]の告知用に、A4 縦のチラシを作ってください。
対象：[参加してほしい人]　目的：参加の申し込みを集める
入れる文字：イベント名、日時[日時]、会場[会場名]、参加費[金額]、定員[人数]、申し込み方法[方法]
申し込みページの QR コードを置く余白を右下に空けてください。
雰囲気は[明るい／落ち着いた]にしてください。

Canva の公式はデザインの種類、目的と相手、スタイル、伝えるメッセージを書くよう勧めている。ブランドキットを選ぶと、そこにある色やフォントが使われる。日時、会場、参加費のような間違えられない文字は、刷る前に企画書と1つずつ照らし合わせる。写真風の画像が要るときの頼み方は Canva の使い方にある。

申し込みを受け付けるページを作る

社内イベントや説明会の申し込みを、専用のページで受け付けたいときだ。Canvaコードは指示からランディングページやクイズを作り、Web サイトとして公開できる。ホームで「コード」を選び、エディターの「Canva AI」のタブで次のように頼む。

[イベント名]の参加申し込みを受け付けるページを作ってください。
使う人：[社内の社員／取引先の担当者]
入力する項目：名前、所属、メールアドレス、参加する日程（[日程A]／[日程B]）、登壇者への質問（任意）
回答を保存してください。

公式は目的と使う人を書き、保存が必要なら「回答を保存」と入れるよう勧めている。できたものは「プレビュー」で確かめてから公開する。名前やメールアドレスを集めるページを公開してよいかは、先に会社のルールで確かめる。手順は Canva の使い方にある。

登壇者への依頼メールを書く

社外の専門家や取引先に、登壇をお願いするメールを書きたいときだ。ChatGPT は文章の下書き、書き直し、要約ができる（OpenAI のヘルプセンター）。次のように頼む。

[登壇者の所属]の[登壇者の名前]さんに、[イベント名]での登壇をお願いするメールを書いてください。
日時：[日時]　会場：[会場名／オンライン]　対象：[参加者の層]と[人数]
お願いしたいテーマ：[テーマ]　持ち時間：[分数]
謝礼：[金額や条件]　録画や撮影：[する／しない]、公開の範囲：[範囲]
返事の期限：[日付]
トーンはフォーマルにし、件名も付けてください。

OpenAI のガイドは「フォーマル」「親しみやすい」のような言葉でトーンを指定するよう勧めている。謝礼や録画の条件は、社内で決めた内容だけを書く。頼み方は ChatGPT の使い方にある。

当日の進行表と役割分担の表を作る

当日の時間割と、誰がどこで何をするかを1つのファイルにまとめたいときだ。Claude は動作する数式を含むスプレッドシートを作れる。「設定」→「機能」でコードの実行とファイルの作成をオンにして、次のように頼む。

[イベント名]の当日の進行表を Excel のファイルで作ってください。
シート1「進行表」：列は、開始時刻、所要時間（分）、内容、担当、場所、必要な機材、メモ。
開始時刻は、最初の行の[時刻]と所要時間から数式で計算してください。
シート2「役割分担」：列は、担当者、役割、持ち場、時間帯、連絡先の欄（空欄のまま）。
プログラムは次のとおりです。

[プログラムの案を貼る]

連絡先のような個人の情報は、ファイルができてから手元で入れる。手順は Claude の使い方にある。

打ち合わせや登壇の録音を記録にする

準備の打ち合わせや当日の講演を、あとで報告に使える記録にしたいときだ。Notta は Zoom、Google Meet、Microsoft Teams、Webex の会議に「Notta Bot」を参加させて記録し、録音ファイルも取り込める AI議事録のサービスだ（Notta のヘルプセンター）。講演の録音を「アップロード」で取り込み、AI 要約の「カスタム」に次のように書く。

## 講演の要点
- [登壇者の名前]さんの話の主な要点を3つ、根拠になる発言と合わせて書く。
## 質疑応答
- 会場から出た質問と、登壇者の答えの要旨を並べる。
## 開催報告に使いたい発言
- 報告に引用できそうな発言を、話した時刻と一緒に3つ挙げる。
## 次回への改善点
- 進行や運営について、録音の中で指摘されたことを書く。

Notta Bot は Zoom と Webex のウェビナーには対応しない。カスタムテンプレートはプレミアム以上で使え、フリーは1回3分までしか文字起こしできない。手順は Notta の使い方にある。

来場者アンケートの自由記述を分類する

アンケートの「ご意見・ご感想」の欄を、テーマごとに分けて報告に使いたいときだ。ChatGPT はスプレッドシートや CSV のデータを集計し、表やグラフにする。名前やメールアドレスの列を消したファイルを添付して、次のように頼む。

添付した[ファイル名]は、[イベント名]の来場者アンケートの回答です。
「[自由記述の列名]」の列を、内容ごとに5〜8個の分類に分けてください。
分類ごとに、件数、代表的な回答を2つ（原文のまま）、分類の説明を1文で書いてください。
1つの回答が2つ以上の分類にあたるときは、どう数えたかを書いてください。
最後に、「[満足度の列名]」の回答ごとの件数を表とグラフにしてください。

ヘルプは使ってほしい列、計算、まとめ方を指定するよう勧め、1行目に列見出しを置いた表のほうが分析しやすいとしている。報告に載せる件数は、元のデータを表計算のソフトで数え直して確かめる。無料版のファイルのアップロードは1日3ファイルまでだ。頼み方は ChatGPT の使い方にある。

英語の案内を用意する

海外からの参加者に向けて、参加の案内やチラシを英語でも用意したいときだ。ChatGPT は言語間の翻訳ができる。日本語の案内文を貼って、次のように頼む。

次の[イベント名]の参加案内を、英語に訳してください。
読み手は、日本語が分からない海外からの参加者です。
日時は英語の書き方にし、曜日も添えてください。
会場名は[会場の英語表記]、最寄り駅は[駅名の英語表記]と書いてください。
訳しにくい表現があれば、訳文のあとに一覧にしてください。

[日本語の案内文を貼る]

会場名や駅名の英語表記は、会場や交通機関の公式の表記に合わせる。Canva で作ったチラシは、テキストを右クリックして「AI自動翻訳」を選ぶと訳せる。1回に訳せるのは1つの言語で、2,000文字までだ。

社内の情報を入れる前に

参加者の名簿、アンケートの回答、打ち合わせの録音を入れる前に、使うプランでデータがどう扱われるかを確かめる。各ツールの公式の説明は次のとおりだ。

Claude

Free、Pro、Max などでは、モデルの学習に会話を使うかを利用者が設定で選ぶ。止めるときは「設定」→「プライバシー」で「AIモデルの改善を支援する」をオフにする。オフにすると、新しいチャットは今後のモデルの学習に使われない。シークレットチャットは学習への利用を許していても Claude の改善に使われない。Team、Enterprise、API などの商用の製品では、初期設定で入力と出力を学習に使わない（Anthropic のヘルプによる）。

ChatGPT

無料版、Plus、Pro の個人用ワークスペースでは、初期設定で会話がモデルの改善に使われる。止めるときは「設定」→「データコントロール」で「すべての人のためにモデルを改善する」をオフにする。一時チャットは履歴に残らず、モデルの改善にも使われない。Business、Enterprise、Edu のワークスペースの内容は、初期設定ではモデルの学習に使われない（OpenAI のヘルプ「ChatGPT のデータ管理」による）。

Gamma

Free、Plus、Pro、Ultra の個人用ワークスペースでは、初期設定でデータが Gamma の AI モデルの学習に使われる。ダッシュボードの左下のアバターから「設定」を選び、「Data Controls」タブでオプトアウトできる。Business と Enterprise のワークスペースのデータは学習に使われず、この設定は変えられない（Gamma のヘルプによる）。

Canva

Canva は利用者のコンテンツを、プライバシー設定と合う場合に限って AI 機能の改善に使う。設定はホームのプロフィールのアイコンから「アカウント」→「プライバシーコントロール」で変えられる。Canvaビジネスと Canvaエンタープライズではこの項目が無効になっていて、コンテンツは AI 機能の改善に使われない（Canva の「トラストセンター」による）。

Notta

Notta に音声認識のエンジンを提供する国内のパートナー企業が、音声と認識結果からランダムに選んだデータをエンジンの学習に使う。使わせたくないなら、「AI学習なし」が付く一部の法人向けプランを選ぶ。ヘルプはビジネスPlus とエンタープライズを挙げている。どのプランでも、音声認識以外の AI 機能にはデータを学習に提供していない。データは東京のデータセンターに保管される（Notta のヘルプ「AI学習について」などによる）。

気をつけること

回答が間違っていることがある

AI が事実と違う内容をもっともらしく答えることをハルシネーションという。OpenAI のヘルプは、ChatGPT が誤った情報を出すことがあると説明し、回答を初稿として使うよう勧めている。Anthropic の利用規約は、出力は詳しく見えても正確とは限らないとしている。Gamma の利用規約は、AI が作る結果は初稿づくりを助けるもので、最終版を意図していないとしている。Notta の利用規約は、会話の完全なテキストを作ることは保証しないと定めている。日時、会場、料金、定員、登壇者の肩書きは、元の資料と照らし合わせてから出す。

個人情報や顧客の情報の扱い

参加者の名簿やアンケートの回答のような個人情報は、入れる前に会社のルールと、使うツールの会社向けプランを確かめる。Claude のヘルプは、健康の記録や機密の業務文書などを入力するときは慎重に考えるよう求めている。分類や集計に要らない名前や連絡先の列は、入れる前に消しておく。

録音にも決まりがある。Notta Bot は参加者の一覧に表示され、録音通知のバナーを出す設定もある。デスクトップ版の Botなし録音では、ほかの参加者に通知されない。Notta のヘルプは、録音する前に必要な同意を得るのは利用者の責任だとしている。講演の録音や撮影をするときは、登壇者と参加者に前もって知らせる。

社内ルールの確認

会社の IT 部門が正式に許可も監督もしていない AI のツールを、社員が仕事に使うことをシャドーAIという。Claude の Team と Enterprise では、組織のオーナーが使える機能を決める。Canvaビジネスとエンタープライズの管理者は、Canva AI や Canvaコードなどの機能ごとに使える人を決められる。使ってよいツールとプランは、先に社内の担当部署に確かめる。

告知に使う画像にも決まりがある。Canva の AI サービスの規約では、Canva との関係において、法律で認められる範囲で出力の所有権は利用者にある。Canva のヘルプは、規約に従えば個人と商用の両方に使えると説明している。ただし、出力はほかの人が似たものを受け取ることがある。実在の人物、キャラクター、ブランドが分かる形で入るものは、権利者の許可が要る。AI で作ったものが著作権で守られるかは、国や地域の法律によって違う。会場の使い方の規定、避難の経路、安全の計画、必要な許可の手続きは、AI の答えで判断せず、会場や自治体に確かめる。この記事は法的な助言ではない。

よくある質問

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• Gamma の使い方
• Canva の使い方
• Notta の使い方
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• マーケティングのAI活用