秘書のAI活用　日程調整のメール・出張の行程・会食の店探し・お礼状のプロンプト例と注意点

この記事で扱うツール

値は TRAIL のファクトパック（2026年11月6日時点）と、各ツールの使い方の記事による。

場面ごとの使い方

プロンプトは各ツールにこう頼めるという例で、[ ] の中を差し替えて使う。TRAIL は出力を確かめていないので、回答の中身は必ず元の予定表や資料と照らし合わせる。事務・総務と重なる社内のお知らせや規程への問い合わせは事務・総務のAI活用に、役員本人の使い方は経営者のAI活用にまとめている。

面談の依頼に候補の日時を添えて返信する

取引先から役員との面談の依頼が届き、空いている日時を3つほど挙げて返したいときだ。Claude は Gmail と Google カレンダーをつなぐと、メールの検索や予定の確認を会話の中で頼める（Anthropic ヘルプセンター）。「カスタマイズ」→「コネクタ」でつないでから、次のように頼む。

Gmail で[会社名]の[担当者名]さんから届いた、[役員名]との面談の依頼のメールを探してください。
来週の[役員名]のカレンダーで、[午前／午後]に1時間空いている枠を3つ選び、候補として返信の下書きを作ってください。
移動の時間として、前後の予定との間を[30分]以上あけてください。
送信はせず、下書きを見せてください。

Claude はメールの送信や返信の前に、初期設定では利用者の承認を求める。下書きを読んで、候補の日時が役員の意向に合うかを確かめてから、自分で送る。Gmail の添付ファイルの中身は読めず、読めるのは添付ファイルの情報だけだ。Team と Enterprise では、組織のオーナーがコネクタを有効にしてからメンバーが使える。手順は Claude の使い方にある。

面談のお断りや日程の変更のお願いを、角が立たない文面にする

役員の予定が変わり、決まっていた面談の延期や、依頼のお断りを伝えるときだ。Microsoft Copilot は会話でメールの下書きを頼め、Word や Outlook の中でも使える。サポートは良いプロンプトには目標、背景、詳細を入れるよう勧めている（Microsoft サポート）。Chat で次のように頼む。

[会社名]の[役職と名前]様に送るメールを書いてください。
目標：[日付]の[役員名]との面談を、[理由を一言]のため延期させてほしいとお願いする
背景：先方からの依頼で決まった面談です。相手とは[初めての面談／長い付き合い]です。
詳細：[役員名]の秘書の[自分の名前]からの連絡として、丁寧で簡潔な文面にしてください。
新しい候補として[候補の日時を2つ]を添え、件名も付けてください。

延期やお断りの理由をどこまで書くかは、役員に確かめてから入れる。できた文面が長いときは、「もっと短く」「敬語を一段やわらかく」のように続けて直しを頼める。手順は Microsoft Copilot の使い方にある。

お礼状やお祝い状、お悔やみの文を下書きする

会食や訪問のあとのお礼状、就任や受賞のお祝い状、取引先へのお悔やみの文を、役員の名前で用意するときだ。ChatGPT は文章の下書きと書き直しができ、プロジェクトに資料と指示をまとめておける（OpenAI のヘルプセンター）。過去に出した文例をプロジェクトに入れ、次のように頼む。

[役員の役職と名前]の名前で、[相手の会社名と役職と名前]様に送る[お礼状／お祝い状／お悔やみの手紙]の下書きを作ってください。
用件：[例：[日付]の会食へのお礼／社長ご就任のお祝い]
相手との関係：[長い取引のある会社／初めてお会いした方]
入れたい話題：[会食で話した話題など]
形式は、プロジェクトに入れた[文例の名前]に合わせてください。トーンはフォーマルにしてください。

OpenAI のガイドは「フォーマル」「親しみやすい」のような言葉でトーンを指定するよう勧めている。時候のあいさつや言葉づかいは、AI の文面をそのまま使わず、社内の文例と照らして人が確かめる。無料版のプロジェクトに入れられるファイルは、プロジェクトごとに5個までだ。手順は ChatGPT の使い方にある。

出張の行程表のたたき台を作る

役員の出張が決まり、移動、訪問先、会食の時間を1枚の行程表にまとめたいときだ。ChatGPT はインターネットで最新の情報を調べ、出典を示して答えられる（OpenAI のヘルプセンター）。AI検索の機能だ。次のように頼む。

[役員の役職]の出張の行程表のたたき台を、表で作ってください。
日程：[日付]〜[日付]
出発地と行き先：[東京]から[大阪]
決まっている予定：[日時と訪問先]、[日時と会食の場所]
列は「日時」「予定」「場所」「移動の手段と所要時間の目安」「メモ」にしてください。
移動の所要時間は、ウェブで調べて出典のリンクを付けてください。
分からない項目は空けておき、「要確認」と書いてください。

予約は人が行い、運賃と時刻は鉄道会社や航空会社の公式のページで確かめる。

会食のお店の候補を調べる

取引先との会食の幹事を任され、場所、人数、予算に合うお店の候補を比べたいときだ。Claude はウェブを検索し、出典の引用を付けて答える（Anthropic ヘルプセンター）。次のように頼む。

Search the web.
[駅名や地域]で、[人数]人の会食に使えるお店の候補を5つ挙げてください。
条件：[和食]、個室がある、1人あたり[予算]程度、[駅]から歩いて[10分]以内
お店ごとに、条件に合うと判断した根拠と、参照したページのリンクを付けてください。
条件に合うか分からない項目は、分からないと書いてください。

ヘルプは、確実に検索させたいときはプロンプトに「Search the web」のような検索を頼む言葉を入れるよう案内している。営業日、個室の空き、料金の最新の情報は、お店に電話かお店の公式のページで確かめてから予約する。

役員が移動中に読む資料のメモを作る

会議の前に、役員が移動の車内で読めるよう、長い報告書や先方の資料を1枚にまとめたいときだ。Claude は PDF、Word、Excel などのファイルを読み込み、内容の要約を頼める（Anthropic ヘルプセンター）。チャットボックスの「+」から PDF を添付して、次のように頼む。

添付した[資料名]を読んで、[役員の役職]が[会議名]の前に読むメモを作ってください。
1. 資料の結論を3行で
2. 会議で話題になりそうな数字を5つ、PDF のページ番号付きで
3. 先方に確かめたほうがよい点を3つ
スマートフォンで読めるよう、全体を[600字]以内にしてください。

ページ番号は、資料に印刷された番号ではなく PDF ビューアに出る番号を使う。図やグラフまで読むのは100ページ以下の PDF で、101〜1,000ページの PDF は文字だけを読み、1,000ページを超える PDF は読み込めない。社外秘の資料なら、入れる前に下の「社内の情報を入れる前に」を確かめる。手順は Claude の使い方にある。

役員に渡すニュースを出典つきでまとめる

毎朝、取引先や業界のニュースを集め、役員に短く報告するときだ。ChatGPT は検索を使うと、時事の話題について出典を示して答える。ツールを使わなければ、学習した時点より後の出来事は回答に入らない。次のように頼む。

ウェブで調べて、[日付]から[日付]までに出た[取引先の会社名や業界名]に関するニュースを5件まとめてください。
1件ずつ、見出し、2文の要約、発表元か報道した媒体の名前とリンクを付けてください。
同じ出来事を伝える記事は1件にまとめてください。

役員に渡す前に、リンク先を開いて、要約と元の記事の内容が合っているかを確かめる。業界の動向を深く調べるときの頼み方は経営者のAI活用にある。

海外からの英文メールを訳し、英語で返信する

海外の取引先や役員の知人から英文のメールが届き、内容を役員に伝えて英語で返したいときだ。DeepL は文章を選んだ言語に訳すAI翻訳のツールで、社名や製品名などの訳し方を用語集で決めておける（DeepL ヘルプセンター）。返信の日本語を DeepL翻訳に入れ、訳文の言語を英語にする。

[相手の名前]様

ご連絡いただき、ありがとうございます。
[役員の役職と名前]は、[日付]の[時間帯]であれば面談が可能です。
ご都合のよい時間をお知らせいただけますでしょうか。
当日は[場所]でお待ちしております。

訳した英文は DeepL Write に貼り、「スタイル」メニューで「ビジネス」を選んで整えられる。ヘルプによると、文体とトーンの指定は、現在は中国語、日本語、韓国語では使えない。役員の役職名や社名は、左側のナビゲーションバーの「用語集」に登録しておくと、訳し方がそろう。メールには名前や連絡先が入るので、DeepL Pro で訳す（理由は下の「社内の情報を入れる前に」）。手順は DeepL の使い方にある。

役員が出る会議の記録を取る

役員の出る会議や面談の記録を任され、あとで決まったことを確かめられるようにしたいときだ。Notta は Zoom、Google Meet、Microsoft Teams、Webex の会議に Notta Bot を参加させて文字に起こし、AI 要約でまとめる（Notta のヘルプセンター）。AI議事録のツールだ。文字起こしが終わったノートの AI 要約エリアで「カスタム」を押し、次のようなプロンプトを入れる。

## 会議の要約
- [会議名]で話し合われた主な議題を3つまで挙げる。
## 決定事項
- 会議で決まったことを箇条書きにする。
## [役員名]が引き受けた作業
- [役員名]が担当すると発言から分かる作業を、期限を添えて並べる。
## 次回までに秘書が準備すること
- 資料の送付や日程の調整など、発言から分かる準備を書く。
発言から分からない項目は「記録なし」と書く。

カスタムテンプレートはプレミアム以上で使える。録音する前に参加者の同意を得るのは利用者の責任で、Notta は利用者に代わって同意を確かめない。Notta Bot は参加者の一覧に表示され、録音中であることを伝えるバナーを出す設定もある。録音ファイルがあるなら、ChatGPT の有料プランで音声ファイルを添付してまとめる方法もある。テンプレートの作り方は事務・総務のAI活用にある。

社内の情報を入れる前に

役員の予定、取引先の名前や連絡先、社外秘の資料は、入れる前に、会社のルールで認められているかと、会社向けのプランかを確かめる。各ツールの公式の説明は次のとおりだ。

Claude

Free、Pro、Max などでは、モデルの学習に会話を使うかを利用者が設定で選ぶ。止めるときは「設定」→「プライバシー」で「AIモデルの改善を支援する」をオフにする。回答に高評価や低評価のフィードバックを送ると、その会話のデータは5年間保持される。Team、Enterprise、API などの商用の製品では、初期設定で入力と出力を学習に使わない（Anthropic のプライバシーセンターなどによる）。

ChatGPT

無料版、Plus、Pro の個人用ワークスペースでは、初期設定で会話がモデルの改善に使われる。止めるときは「設定」→「データコントロール」で「すべての人のためにモデルを改善する」をオフにする。一時チャットは履歴に残らず、モデルの改善にも使われない。Business、Enterprise のワークスペースの内容は、初期設定ではモデルの学習に使われない（OpenAI のヘルプ「ChatGPT のデータ管理」による）。

Microsoft Copilot

2026年8月18日からの新しい Copilot アプリでは、個人のアカウントのプロンプト、応答、ファイルの内容は、基礎モデルのトレーニングに使われない。職場や学校のアカウントでは、エンタープライズ データ保護が自動で適用される。プロンプトと応答は基礎モデルのトレーニングに使われないが、記録され、IT の管理者が検索や監査のツールで見られる（Microsoft サポートなどによる）。

DeepL

DeepL のプライバシーポリシーによると、無料の DeepL翻訳と DeepL Write に入れた文章は、訓練と性能の向上のために一定期間保存される。無料版で個人データを含む文章を訳したり推敲したりすることは、利用規約で認められていない。DeepL Pro に登録している場合に限って可能だ。DeepL Pro のデータは AI モデルの訓練に使わない。ただし、DeepL Pro の翻訳プランには、データの保護を含む DeepL Write の有料版は含まれない。推敲する文章も守るには、Individual か Team に Write Pro を足すか、Write Pro を含む Business を選ぶ（DeepL のプライバシーポリシーと料金ページによる）。

Notta

Notta に音声認識エンジンを提供する国内のパートナー企業が、音声と認識結果からランダムに選んだデータを、エンジンの学習に使う。使わせたくないなら、「AI学習なし」の付く一部の法人向けプラン（ビジネス Plus など）を選ぶ。どのプランでも、音声認識以外の AI 機能にはデータを学習に提供していない。データは東京のデータセンターに保管される（Notta のヘルプ「AI学習について」などによる）。

気をつけること

回答が間違っていることがある

AI が事実と違う内容をもっともらしく答えることをハルシネーションという。OpenAI のヘルプは、ChatGPT が誤った情報や、存在しない引用や出典を出すことがあると説明している。Anthropic の利用規約も、出力は正確とは限らないとしている。Copilot の使用条件は、答えが正確でない可能性があるとし、DeepL Pro の利用規約は API の項で、処理済みコンテンツの正確さを保証しないと定める。Notta の利用規約は、会話の完全なテキストを作ることは保証しないとしている。行程表の時刻、お店の営業情報、資料のメモの数字は、役員に渡す前に元の情報で確かめる。

個人情報や取引先の情報の扱い

役員の予定や、取引先の担当者の名前と連絡先を入れる前に、社内のルールで認められているかを確かめる。行程表やお店の候補のように、名前を入れなくても頼める場面では、行き先や条件だけを書く。

会議を記録するときは、参加者に知らせる。Notta のヘルプは、国や地域によっては録音に参加者全員の同意が必要になる場合があると説明している。デスクトップ版の Botなし録音では、ほかの参加者に文字起こしされていることは通知されない。

社内ルールの確認

AI に任せるのはメールの下書きまでにし、送るのは自分で行う。Microsoft Copilot の Cowork のように、メールの送信や会議の設定まで代わりに進める機能もある。代わりに操作させるときは、ほかの人への連絡を含む作業の結果をよく見る。

個人向けの規約には仕事での利用に関わる条件もある。個人の Microsoft アカウントの使用条件は、Copilot を個人の利用のためにだけ使えるとしている。会社向けのプランでは、管理者が使える機能を決める。どのツールとプランを仕事に使ってよいかは、社内の情報システムの担当や規程で確かめる。

よくある質問

次に読む

• Claude の使い方
• Microsoft Copilot の使い方
• DeepL の使い方
• DeepL と ChatGPT の違い
• 事務・総務のAI活用
• 経営者のAI活用