カスタマーサクセスのAI活用　定例会・オンボーディング・解約の兆しのプロンプト例と注意点

この記事で扱うツール

定例会、データの振り返り、資料づくりの場面に合う5つの AI を選んだ。料金は TRAIL のファクトパック（2026年11月6日時点）の値だ。データの扱いは各ツールの使い方の記事による。

料金の通貨は、Claude だけが米ドルだ。Notion AI の Business には1メンバーあたり月1,500の Standard クレジットと月500の Select クレジットが付き、既存のワークスペースも2026年11月2日からこのクレジットの仕組みになった。

場面ごとの使い方

ここでのプロンプトは各ツールにこう頼めるという例だ。[ ] の中を自分の内容に差し替えて使う。TRAIL は出力を確かめていないので、回答は必ず元の記録やデータと照らし合わせる。顧客からの問い合わせへの返信は、カスタマーサポートのAI活用で扱っている。

顧客との定例会を記録して次のアクションをまとめる

顧客との定例会の内容を残し、顧客の要望とこちらの約束を整理するときだ。Notta は Zoom、Google Meet、Microsoft Teams、Webex の会議に Notta Bot を参加させて文字に起こし、AI 要約でまとめる（Notta のヘルプセンター）。AI議事録のツールで、プレミアム以上では自分で書いた指示を「カスタムテンプレート」として保存できる。文字起こしが終わったノートの AI 要約エリアで「カスタム」を押し、テンプレート名とプロンプトを入れて「保存して生成」を押す。

## 定例会の概要
- 顧客名：[会社名]、定例会の目的を1行で書く。
## 前回からの進み具合
- 顧客が話した、導入や活用の進み具合を、発言から分かる範囲で書く。
## 顧客の要望と困りごと
- 顧客が挙げた要望、困っていること、使っていない機能を挙げる。
## 次のアクション
- [ ] こちらが約束したことと、顧客が引き受けたことを、担当と期限を添えて並べる。
発言から分からない項目は「記録なし」と書く。

ヘルプは要約の前に文字起こしを直し、話者名を実名に変えておくよう勧めている。フリープランで文字起こしできるのは1回3分までなので、定例会を通して記録するなら1回5時間まで使えるプレミアム以上が要る。手順は Notta の使い方にある。

定例会の録音からお礼とフォローアップのメールを作る

定例会のあと、決まったことと宿題を顧客にメールで送るときだ。ChatGPT は録音した音声ファイルを読み込み、文字起こしと要約ができる（OpenAI のヘルプセンター）。音声ファイルのアップロードは有料プランで使え、無料版では使えない。録音ファイルを添付して、次のように頼む。

添付した[顧客名]との定例会の録音を文字起こしし、次の形でまとめてください。
1. 決まったこと
2. 顧客にお願いしたこと（期限が分かるものは添える）
3. こちらが約束したこと（期限が分かるものは添える）
最後に、[顧客の担当者名]さんに送るお礼とフォローアップのメールの下書きを作ってください。丁寧で簡潔にし、件名も付けてください。

ヘルプによると、文字起こしには誤りが含まれることがあり、話者の識別も正確でない場合がある。約束の中身と期限は元の録音で確かめてから送る。手順は ChatGPT の使い方に、お礼のメールの例は営業のAI活用にもある。

何回分もの定例会を振り返る

四半期の振り返りの前に、何か月分もの定例会で決まったことの流れをつかみたいときだ。Notta Brain は複数の会議の記録をまとめて分析する AI だ。Notta の画面の左上にある「メニューアイコン（9つの点）」から「Notta Brain」を開き、入力欄で「@」を打って、顧客ごとのフォルダや録音を指定する。

@[顧客名のフォルダ] このフォルダの定例会の記録から、[テーマ（例：新機能の導入）]について決まったことを日付順に並べてください。
顧客の要望が変わった点と、まだ対応していない約束があれば、どの定例会で出たかを書いてください。

回答の中の [1] のような数字を押すと、もとの録音の該当箇所が再生される。Notta Brain のクレジットは通常のプランとは別で、通常は月1,000クレジットが付き、記録をもとにした質問1回に100クレジットを使う。手順は Notta の使い方にある。

利用状況のデータを振り返る

顧客ごとのログイン数や機能の利用回数を、管理画面から書き出して振り返るときだ。ChatGPT は Excel や CSV のファイルを読み込んで集計し、表やグラフにできる（OpenAI のヘルプセンター）。利用状況のファイルを添付して、次のように頼む。

添付した[ファイル名]は、[顧客名]の[期間]の利用状況のデータです。
[機能名の列]ごとに[利用回数の列]の合計を月別に集計し、表にしてください。
次に、[アクティブユーザー数の列]の月ごとの推移を折れ線グラフにしてください。
前月より大きく減った月があれば挙げてください。計算に使った前提も書いてください。

ヘルプは使ってほしい列、計算、まとめ方、グラフの種類を指定するよう勧めている。1行目に分かりやすい列見出しを置き、1件を1行にした表のほうが分析しやすい。顧客に見せる数字は AI の集計をそのまま使わず、元のデータで確かめる。集計の頼み方は データ分析のAI活用にもある。

定例会や効果の報告のスライドを作る

定例会や四半期の振り返りで、導入の効果を顧客に報告するスライドの初稿を作るときだ。Gamma は AI エージェントとの会話でプレゼンテーションを作る（Gamma のヘルプセンター）。AIスライド作成のツールで、作った資料は PowerPoint（PPTX）や PDF に書き出せる。ダッシュボードの「prompt bar」に次のように書き、「mode picker」で「Plan」を選ぶ。

[顧客名は伏せて：製造業のA社]向けに、[期間]の活用状況の報告のスライドを作ってください。
構成：前回の定例会で決めたこと、利用状況の推移、成果、残っている課題、次の期間の計画。
数字は次のメモの値だけを使い、メモにない数字は入れないでください。
8枚以内にまとめてください。

[確かめた数字とメモを貼る]

Plan では作る前に目標や対象の質問が出て、ヘルプは計画を確かめる段階がいちばん効果的だとしている。Free では1回のプロンプトで作れるのは10枚までだ。Free のワークスペースから書き出した PDF と PPTX には「Made by Gamma」のバッジが付く。手順は Gamma の使い方にある。

オンボーディングの案内やヘルプ記事の下書きを作る

新しく契約した顧客に送る導入の案内や、よく聞かれる設定のヘルプ記事を書くときだ。Claude のプロジェクトは資料をナレッジに入れ、指示をまとめて設定できる（Anthropic ヘルプセンター）。claude.ai/projects で「+ 新規プロジェクト」をクリックし、製品のマニュアルをナレッジに入れて、「プロジェクト指示を設定」に次のように書く。

あなたは[製品名]のオンボーディングの資料を書く担当です。
読み手は、[製品名]を初めて使う[顧客の業種]の担当者です。
手順はナレッジに入れたマニュアルの画面の名前とボタン名のとおりに書き、マニュアルにない操作は書かないでください。
1つの記事は「この記事でできること」「始める前に」「手順」「うまくいかないとき」の見出しで書いてください。
分からない点は、書く前に質問してください。

ヘルプは背景を知らない人に指示を出すつもりで、できるだけ多くの文脈を入れるよう勧めている。Free のプロジェクトは5つまでだ。Claude Docs を使えば人に見せる文書として作り、Word や PDF に書き出せる。手順は Claude の使い方にある。

顧客の声を分類する

アンケートの自由記述や定例会で出た要望を、種類ごとに分けて製品の担当に伝えるときだ。Claude は Excel か CSV のファイルを読み込み、動作する数式を含むスプレッドシートを作れる。「設定」→「機能」でコードの実行とファイルの作成をオンにしてから、ファイルを添付して次のように頼む。

添付した[ファイル名]は、[期間]に集めた顧客の声の一覧です。[声の列]を読み、次の分類のどれか1つを付けてください。
分類：[使い方の質問]、[機能の要望]、[不具合の報告]、[料金や契約]、[その他]
分類ごとの件数を数式で数え、結果を Excel のファイルにしてください。
どの分類にも当てはまりにくい声は、別のシートに分けてください。

分類の結果は、いくつかの行を選んで元の文と見比べて確かめる。顧客の会社名や担当者の名前は、入れる前に列ごと消しておく。手順は Claude の使い方にある。

解約の兆しの論点を整理する

利用が減っている顧客について、次の定例会で何を確かめるかを考えるときだ。Claude には会話で示した事実や添付した資料をもとに、論点の整理を頼める。担当者が集めた事実を並べて、次のように頼む。

次の事実をもとに、[顧客の業種と規模]の顧客について、契約の更新に関わりそうな論点を整理してください。
事実：[利用状況の変化]、[定例会で出た発言]、[顧客側の担当者の交代など]
1. 事実から言えることと、推測にとどまることを分けてください。
2. 次の定例会で顧客に確かめたい質問を5つ挙げてください。
3. 推測を確かめるために、社内で調べられるデータを挙げてください。

Anthropic のヘルプは複雑な依頼を小さな段階に分け、回答には追加の指示や書き直しの依頼で応えるよう勧めている。AI が出すのは論点の候補で、顧客がどう考えているか、どう動くかの判断は担当者が顧客と話して行う。頼み方のコツは Claude の使い方にある。

社内向けの顧客の引き継ぎメモを作る

担当の交代や異動で、顧客の経緯を次の担当者に引き継ぐときだ。Notion AI の Notionエージェントは、ワークスペースの情報を使ってページを作ったり直したりする（Notion のヘルプ）。顧客のページや定例会の議事録を Notion にまとめているなら、エージェントに次のように頼める。

ワークスペースの中の @[顧客名のページ] と @[定例会の議事録のデータベース] をもとに、社内向けの引き継ぎメモのページを作ってください。
見出し：契約の概要、これまでの経緯、顧客側の関係者と役割、進行中の約束と期限、気をつけていること。
ページにない内容は書かず、確かめが必要な点は最後に一覧にしてください。

Notionエージェントは使う人と同じ権限で動き、本人が見られないページはエージェントも見られない。ヘルプは、ワークスペースの中を探してほしいときはそう書くよう案内している。Notta の記録はノート詳細画面の「外部サービスに同期」→「ドキュメントに同期」→「Notion」で、要約と文字起こしを Notion に送れる。使い始め方は Notion AI の使い方にある。

社内の情報を入れる前に

顧客の会社名、担当者、契約、利用データは顧客から預かった情報なので、AI に入れる前に、会社のルール、顧客との契約、会社向けのプランを確かめる。そのうえで、使うプランで入力が学習に使われるか、止める設定、会社向けのプランとの違いを確かめておく。各ツールの公式の説明は次のとおりだ。

Notta

Notta に音声認識エンジンを提供する国内のパートナー企業が、音声と認識結果からランダムに選んだデータを、エンジンの学習に使う。音声認識の学習に使わせないのは、「AI学習なし」が付く一部の法人向けプランだ。ヘルプはビジネス Plus とエンタープライズを挙げ、料金ページでは士業向けの特別プランにも付く。どのプランでも、音声認識以外の AI 機能にはデータを学習に提供していない。データは東京のデータセンターに保管される（Notta のヘルプ「AI学習について」などによる）。

ChatGPT

無料版、Plus、Pro の個人用ワークスペースでは、初期設定で会話がモデルの改善に使われる。止めるときは「設定」→「データコントロール」で「すべての人のためにモデルを改善する」をオフにする。オフにしても、回答に「いいね」や「よくないね」を付けると、その会話全体が学習に使われることがある。一時チャットは履歴に残らず、モデルの改善にも使われない。Business、Enterprise、Edu のワークスペースの内容は、初期設定ではモデルの学習に使われない（OpenAI のヘルプ「ChatGPT のデータ管理」による）。

Claude

Free、Pro、Max などでは、モデルの学習に会話を使うかを利用者が設定で選ぶ。止めるときは「設定」→「プライバシー」で「AIモデルの改善を支援する」をオフにする。オフにしても、安全のための分類器がフラグを付けた会話は、安全の研究などに使われることがある。シークレットチャットは Claude の改善に使われない。Team、Enterprise、API などの商用の製品では、初期設定で入力と出力を学習に使わない（Anthropic のプライバシーセンターなどによる）。

Notion AI

初期設定では Notion も AI プロバイダーも顧客のデータをモデルの学習に使わない。ワークスペースオーナーが「設定」→「Notion AI」で「Notion AIの改善のためにデータを共有」を許可した場合だけ、Notion にデータが共有される。フリー、プラス、ビジネスでは AI プロバイダーがデータを30日間以下保持してから削除し、エンタープライズではほとんどのモデルがゼロデータ保持だ（Notion のヘルプ「Notion AIのセキュリティ対策とプライバシー対策」による）。

Gamma

個人用ワークスペースの Free、Plus、Pro、Ultra では、初期設定でデータが Gamma の AI モデルの学習に使われる。アバターから「設定」を開き、「Data Controls」タブでいつでもオプトアウトできる。Business と Enterprise のワークスペースのデータは学習に使われず、この設定は変えられない（Gamma のヘルプ「Gammaは私のコンテンツをAI機能のトレーニングに使用しますか？」による）。

気をつけること

回答が間違っていることがある

AI が事実と違う内容をもっともらしく答えることをハルシネーションという。OpenAI のヘルプは、ChatGPT が誤った情報を出すことがあり、回答を初稿として使うよう勧めている。Anthropic の利用規約は、出力は正確とは限らないとしている。Notta の利用規約は、音声認識の性質上、会話の完全なテキストを作ることは保証しないと定める。Gamma の利用規約は、AI が作る結果は初稿づくりを助けるもので、最終版を意図したものではないとしている。利用状況の数字や契約の条件は、顧客に出す前に元のデータと契約書で確かめる。

個人情報や顧客の情報の扱い

定例会を録音するなら、相手に知らせる。Notta Bot は参加者の一覧に表示され、「Notta Botの録音通知バナーを表示」をオンにすると、録音中であることを伝えるバナーが参加者全員に出る。デスクトップ版の Botなし録音では、他の参加者に文字起こしされていることは通知されない。Notta のヘルプは、国や地域によっては録音に参加者全員の同意が必要になる場合があると説明している。録音する前に必要な同意を得るのは利用者の責任で、Notta は利用者に代わって同意を確かめない。Notion AI の AI ミーティングノートでも、ヘルプは文字起こしを始める前に参加者全員の同意を得るよう求めている。

共有の設定にも気をつける。Notta のノートを社外に共有するリンクには、有効期間とパスワードを付けられる。Gamma ではワークスペースの共有設定が個々の資料の共有設定より優先され、非公開にするには「ワークスペースメンバー」と「リンクを知っている人」の両方を「アクセスなし」にする。

社内ルールの確認

会社向けのプランでは、管理者が使える機能を決められる。ChatGPT の Business と Enterprise では管理者がメンバーの使えるモデルや、アプリとメモリの設定を決め、Claude の Team と Enterprise では組織のオーナーがウェブ検索やコネクタを有効にする。Notta のビジネスでは外部共有の無効化や IP アドレスの制限を使える。どのツールとプランを顧客の情報に使ってよいか、顧客との契約がどう当てはまるかは、社内の担当部署に確かめる。

よくある質問

次に読む

• Notta の使い方
• Notion AI の使い方
• Gamma の使い方
• Claude と ChatGPT の違い
• Notion AI と ChatGPT の違い
• データ分析のAI活用