情報システム・DX推進のAI活用　社内ルール・研修・ツールの選び方と法人プランの比較

この記事で扱うツール

全社で使う候補になる4つの対話型AIを選んだ。料金は TRAIL のファクトパック（2026年11月6日時点）の値で、各社の料金ページを確かめた日は2026年10月14日から31日だ。データの扱いは各ツールの使い方の記事による。4つのツールを含む対話型AIの料金は、対話型AIの比較表でも並べている。

Claude の料金は米ドルで、ほかの3つは円だ。表の「最安の有料プラン」は個人向けのプランで、会社向けのプランの料金は次の節の表にまとめた。

場面ごとの使い方

ここでのプロンプトは各ツールにこう頼めるという例だ。[ ] の中を自分の会社の内容に差し替えて使う。TRAIL は出力を確かめていないので、回答は必ず元の資料と照らし合わせる。この記事は社内のルールや AI の使い方が法令に合うかの判断をしない。判断が要る点は、社内の法務の担当者や専門家に確かめる。

全社で使うツールを選ぶ

全社で使う生成AIのツールを、データの扱い、管理の機能、料金で比べて選ぶときの場面だ。ファクトパックにある会社向けのプランの料金と、使い方・比較の記事で確かめた管理の機能を並べると、次のようになる。

人数の条件もプランで違う。ChatGPT Business は2〜200名、Claude の Team は2〜150名、Microsoft 365 Copilot Business は最大300ユーザーの組織向けだ。Claude の Enterprise は最低20席からになる。Google Workspace の料金ページでは、Business Starter（月￥800）に Gmail の中の Gemini と Gemini アプリが入る。この額は新規の顧客が対象で、最初の20ユーザーに12か月適用される。

従量の料金にも気をつける。Microsoft Copilot の Cowork、Code、Autopilot などは、ライセンスとは別に使った量に応じて料金がかかる。TRAIL の年表では、2026年9月25日に Copilot の料金を定額と従量の組み合わせにすると発表された。法人では、管理者が支出のポリシーを作るまで従量課金のサービスは動かない。

各社の公開情報を自分でも集めて比べたいときは、ChatGPT の deep research が向く。複数の情報源を読んで引用付きのレポートにまとめ、「Sites」から調べる先のサイトを指定できる。各社の公式サイトに絞ってから、次のように頼む。

[ChatGPT Business]、[Claude Team]、[Microsoft 365 Copilot]、[Gemini を含む Google Workspace のプラン]を、会社で導入する担当者の目で比べてください。
比べる項目：入力したデータを学習に使うか、SSO と SCIM への対応、管理者が使える機能を決める設定、利用状況を見る画面、データの保存先を選べるか、1ユーザーあたりの料金
各項目に出典の URL を付け、公式の資料で確かめられなかった項目は「記載なし」と書いてください。

ChatGPT が出す調査計画は、始める前に確かめて直せる。料金やプランの名前は変わるので、契約の前に各社の料金ページで確かめ直す。手順は ChatGPT の使い方にある。

社内の利用ルールの下書きを作る

生成AIの社内の利用ルールを、既存の情報セキュリティの規程に合わせて書き起こすときの場面だ。使ってよいツール、入力してよい情報、出力を誰が確かめるかを決めて回すことは、AIガバナンスと呼ばれる。Claude は PDF や Word のファイルを読み込み、Claude Docs で作った文書を Word や PDF に書き出せる。今の規程を添付して、次のように頼む。

添付した[情報セキュリティ規程]の書き方と用語に合わせて、生成AIの利用ルールの下書きを作ってください。
入れる項目：対象のツール（[会社が契約したツール名]）、使ってよい業務の例、入力してはいけない情報、出力を使う前の確認、問い合わせ先（[部署名]）
規程の中で今回のルールと関係する条文があれば、条文の番号を添えて示してください。
規程に書かれていないことを決めた形で書かず、決める必要がある点は「要検討」として一覧にしてください。

国の法律や指針への触れ方は、社内の担当者や専門家と決める。日本の AI推進法は2025年9月1日に全面施行された法律で、会社には AI の活用に努めることと国の施策に協力することを求め、罰則の規定はない。総務省と経済産業省の「AI事業者ガイドライン」は、チェックリストとワークシートを公開している。ルールの中身を決めるのは会社で、Claude の下書きは検討の材料として扱う。資料の読ませ方は Claude の使い方にある。

社員向けの研修の資料を作る

ツールを導入する前に、社員に使い方と注意点を伝える研修の資料を作るときの場面だ。仕事で AI を適切に使うための知識とスキルは AIリテラシーと呼ばれる。EU AI法は第4条で、提供者と導入者に社員などのAIリテラシーを育てる措置を求めている。Microsoft Copilot は Chat でメモを添えて、PowerPoint のプレゼンテーションを作れる。社内の利用ルールを添えて、次のように頼む。

添付した[生成AIの利用ルール]をもとに、全社員向けの研修の PowerPoint のプレゼンテーションを作ってください。
対象は AI をあまり使ったことのない社員です。10枚以内で、次の順に入れてください。
1. 会社で使ってよいツールとサインインのしかた
2. 入力してはいけない情報の例
3. 回答が間違っていることがあるので、数字と固有名詞を元の資料で確かめること
4. 困ったときの問い合わせ先（[部署名]）

欧州委員会の Q&A は、研修の形式に決まった1つの型はなく、修了証も要らず、取り組みを社内で記録しておけばよいとしている。自社が EU AI法の対象になるかは、専門家に確かめる。できたスライドの文字は PowerPoint の Copilot でも直せる。手順は Microsoft Copilot の使い方にある。

社員の質問に答える社内FAQを作る

「このツールに顧客の名前を入れてよいか」のような、社員から繰り返し届く質問に、同じ答えを返したいときの場面だ。ChatGPT のプロジェクトは関係するチャット、ファイル、指示をまとめておく機能で、ほかの人と共有できる。利用ルールと過去の問い合わせをプロジェクトに入れ、プロジェクト設定の指示に次のように書く。

あなたは[会社名]の生成AIの利用について、社員の質問に答える担当です。
答えはプロジェクトに入れた[生成AIの利用ルール]と[よくある質問の一覧]だけを根拠にし、根拠にした項目の番号を添えてください。
資料に書かれていない質問には推測で答えず、「[部署名]に確認してください」と答えてください。
答えは結論を先に、3文以内で書いてください。

プロジェクトの指示はそのプロジェクトの中だけで使われ、全体のカスタム指示より優先される。Business と Enterprise では、プロジェクトを作成・共有できるメンバーをワークスペースの所有者が決められる。回答を社員に公開する前に、担当者が一通り読んで確かめる。手順は ChatGPT の使い方にある。

利用状況をつかむ

導入したツールがどの部署で、どんな作業に、どれだけの費用で使われているかを知りたいときの場面だ。Claude Enterprise では、2026年10月28日に、チームの利用内容と費用を分析するスマートレポートなどが一般提供になった。チーム、期間、対象の製品を選ぶと、Claude が作業をまとまりに分け、まとまりごとに費用、できた成果物、よくつまずく点を示す。モデルの利用や費用についての質問にも答え、管理者は質問をテンプレートとして保存できる。たとえば次のように聞ける。

[部署名]のチームで、[先月]に費用が多かった作業のまとまりを3つ挙げてください。
それぞれでよくつまずいている点と、改善の提案を示してください。

Anthropic はスマートレポートを個人の成績の評価や雇用の判断に使うものではないと説明している。同じ日に、Claude の画面の中で社員にアンケートを出す機能と、グループで1つの月の予算を共有する機能も一般提供になった。HIPAA の構成や顧客管理の暗号鍵を使う組織では、使える範囲が構成によって異なる。詳しくは Claude Enterprise の利用分析の記事にある。

TRAIL の年表では、翌29日に、組織のトークンの利用量と費用を利用者ごとなどで絞り込める Usage and Cost Analytics API がベータで公開された。

Microsoft Copilot Chat では、職場や学校のアカウントのプロンプトと応答は記録され、IT の管理者が検索や監査のツールで見られる。ChatGPT の料金ページでは、Business に利用状況の分析と支出管理が、Enterprise にユーザー分析が含まれるとしている。

シャドーAIをつかむ

会社が許可していない AI のツールを、社員が仕事に使っていないかを知りたいときの場面だ。これをシャドーAIという。Cloudflare は、すべてのシャドーAIをなくすことはできないかもしれないとして、社員がなぜそのツールを使うのかを知ることから挙げている。社員に聞くアンケートは Gemini の Canvas で文書として作り、会話しながら直せる。次のように頼む。

社員が仕事で使っている生成AIのツールを知るためのアンケートの質問を、Canvas の文書で作ってください。
聞くこと：使っているツールの名前、使っている業務、個人のアカウントか会社のアカウントか、そのツールを選んだ理由、会社に用意してほしい機能
回答した人を責める調子にならないように書き、回答の使い道（[ツールの選定の参考にする]）を冒頭に書いてください。

アンケートのほかに、通信から使われている AI のアプリを調べる方法もある。Microsoft Defender for Cloud Apps のアプリカタログには「Generative AI」の分類があり、組織で使われている AI アプリを見つけられる。Microsoft Purview のエンドポイント DLP は、社外の生成AIサイトに機密の情報を貼ろうとする社員に警告を出したり、止めたりできる。社外の AI サイトでのやりとりを見るには、端末を Microsoft Purview に登録しておく必要がある。Canvas の中身は「共有とエクスポート」から Google ドキュメントに書き出せる。手順は Gemini の使い方にある。

問い合わせの多い設定を案内にまとめる

学習のオフ、SSO、データの保存先のような、社員や取引先から聞かれやすい設定を、1枚の案内にまとめたいときの場面だ。Claude はウェブを検索し、出典の引用を付けて答える。会社が契約したプランを書いて、次のように頼む。

当社は[Claude Team]を契約しています。次の点について、Anthropic の公式のヘルプやドキュメントだけを調べ、社員向けの案内の下書きを作ってください。
1. 入力した内容がモデルの学習に使われるか、使われる例外はあるか
2. 個人向けのプランとの違い
3. SSO と、管理者が決める設定
項目ごとに出典の URL を付け、公式の資料で確かめられなかった点は「確認できず」と書いてください。

ウェブ検索の結果は変わるので、案内を出す前に出典のページを開いて確かめる。Claude の Team と Enterprise では、ウェブ検索は組織のオーナーが「Organization settings」→「Capabilities」で有効にしてからメンバーが使える。ChatGPT Enterprise では、データの保存先として日本を含む10の地域を選べる。Claude、Microsoft Copilot、Gemini の会社向けのプランでデータの保存先を選べるかは、この記事の材料では確かめていない。

自社サイトへの AI のクローラーの扱いを決める

自社のサイトが ChatGPT などの AI の回答にどう引用されるか、AI の学習に使われてよいかを決めるときの場面だ。生成AIの回答に自社の情報が正しく引用されるようにする取り組みは LLMO と呼ばれる。OpenAI は検索のためのクローラー OAI-SearchBot と学習のためのクローラー GPTBot を分け、Anthropic も学習のための ClaudeBot と検索のための Claude-SearchBot を分けている。ChatGPT は文書のファイルを読み込める。今の robots.txt をテキストのファイルにして添付し、次のように頼む。

添付したのは当社のサイトの robots.txt です。
次の会社のクローラーについて、今の設定で許可されているか、拒否されているかを表にしてください：OpenAI、Anthropic、Google、Perplexity
当社の方針は「[検索の AI には出す／学習には使わせない]」です。方針に合わない行があれば示してください。
各社のクローラーの名前は、各社の公式の説明で確かめるよう注記してください。

Google は、AI による概要と AI モードのための特別な最適化は要らないとしている。クローラーの名前と扱いは各社が変えることがあるので、設定を変える前に各社の公式の説明で確かめる。

社内の情報を入れる前に

社内の文書や顧客の情報を AI に入れる前に、入力が学習に使われるか、止める設定、会社向けのプランとの違いを、各社の公式の説明で確かめておく。社員に案内するときも、ここが最初の確認になる。

ChatGPT

OpenAI のヘルプによると、無料版、Plus、Pro の個人用ワークスペースでは、初期設定で会話がモデルの改善に使われる。止めるときは「設定」→「データコントロール」で「すべての人のためにモデルを改善する」をオフにする。オフにしても、回答に「いいね」や「よくないね」を付けると、その会話全体が学習に使われることがある。Business、Enterprise、Edu のワークスペースの内容は、初期設定では学習に使われない。

Claude

Anthropic のヘルプによると、Free、Pro、Max などの個人向けのプランでは、学習に会話を使うかを利用者が設定で選ぶ。止めるときは「設定」→「プライバシー」で「AIモデルの改善を支援する」をオフにする。Team、Enterprise などの商用の製品では、初期設定で入力と出力を学習に使わない。ただし、評価のボタンで送った会話は学習に使われることがある。Team と Enterprise では、回答への評価をメンバーが Anthropic に送れないように、組織のオーナーが設定できる。

Microsoft Copilot

Microsoft のサポートによると、職場や学校のアカウントでサインインすると、エンタープライズ データ保護が自動で適用され、プロンプトと応答は基礎モデルのトレーニングに使われない。個人の Microsoft アカウントの使用条件は、Copilot を個人の利用のためにだけ使えるとしている。社員には職場のアカウントでサインインしているかを確かめるよう案内する。

Gemini

Google のヘルプによると、個人のアカウントでは、チャットの一部を人間のレビュアーがレビューし、Google のサービスの改良に使うことがある。止めるときは「アクティビティの保存」をオフにする。ただし、アプリ連携のヘルプによると、オフにすると Gemini は Gmail やドライブなどの Google Workspace に接続できない。仕事用のアカウントのヘルプによると、エンタープライズ グレードのデータ保護がある Workspace のアカウントでは、チャットとアップロードしたファイルが人間にレビューされることも、生成 AI モデルの改良に使われることもない。仕事用のアカウントでは、「アクティビティの保存」の設定も管理者が管理する。

どのツールも、個人のアカウントか会社のアカウントかで、データの扱いが変わる。社員が会社のアカウントでサインインしているかを確かめる手順も、研修やFAQに入れておく。

気をつけること

回答が間違っていることがある

OpenAI のヘルプは、ChatGPT が誤った情報や存在しない出典を出すことがあり、回答を最終的な情報源にせず初稿として使うよう勧めている。Microsoft のサポートも生成された内容を確認するよう求めている。各社の料金や機能を AI に調べさせたときは、出典のページを開き、日付と数字を確かめてから社内に出す。

個人情報や顧客の情報の扱い

社員や顧客の個人情報を AI に入れてよいかは、社内のルールと契約で決める。Anthropic のヘルプは、クレジットカードの番号、健康の記録、パスワード、機密の業務文書を入力するときは慎重に考えるよう求めている。利用状況を見る機能を使うときは、社員のプライバシーにも関わる。Anthropic はスマートレポートを個人の成績の評価や雇用の判断に使うものではないとしている。

社内ルールの確認

会社向けのプランでは、管理者が使える機能を決める。ChatGPT の Business と Enterprise では、管理者がメンバーの使えるモデルやアプリの利用を決められる。Claude の Team と Enterprise では、ウェブ検索や Gmail、Google ドライブのコネクタを、組織のオーナーが有効にしてからメンバーが使える。Claude Enterprise では、2026年10月20日に Inference hooks がベータを終えた。利用者のプロンプトを推論の前に組織の AI セキュリティサーバーへ送り、許可か拒否の判定を受けてから処理する仕組みだ。この記事は、社内のルールや機能の設定が法令に合うかの判断をしない。

よくある質問

次に読む

• ChatGPT の使い方
• Claude の使い方
• Microsoft Copilot の使い方
• Gemini の使い方
• Claude と ChatGPT の違い
• Gemini と ChatGPT の違い