建設業のAI活用　施工計画書・日報・協力会社への連絡のプロンプト例と図面を入れる前の注意点

この記事で扱うツール

現場や事務所でよく扱う文書、表、メール、写真、外国語の案内に合わせて、5つのツールを選んだ。料金は TRAIL のファクトパック（2026年11月6日時点）の値で、各社の料金ページを確かめた日は2026年10月19日から31日だ。データの扱いは各ツールの使い方の記事による。

Claude の料金は米ドルで、ほかの4つは円だ。NotebookLM は2026年7月16日に名前を Gemini Notebook に変えたが、この記事では検索で使われることの多い旧名で呼ぶ。

場面ごとの使い方

ここでのプロンプトは各ツールにこう頼めるという例だ。[ ] の中を自分の現場の内容に差し替えて使う。TRAIL は出力を確かめていないので、回答は必ず元の資料と照らし合わせる。安全書類、危険の予知、構造の計算のように安全に関わる書類や判断は、AI の出力だけで決めず、資格者や担当者が確かめる。この記事は、書類や判断が法令や基準に合うかを判断しない。法的な助言でもない。

施工計画書の下書きを作る

新しい工事の施工計画書を、会社で使っている書式で書き起こすときの場面だ。Microsoft Copilot の「作成」では、形の手本にしたい文書を添えて下書きを作れる。左上の「アプリとその他」アイコンから「作成」を選び、「下書きを作成する」を選ぶ。「+ ファイルの追加」で過去の施工計画書を1つ添え、プロンプトのボックスに次のように書く。

添付した[過去の施工計画書]と同じ章立てと書式で、[工事名]の施工計画書の下書きを作ってください。
材料は次のメモです：[工事の概要、工期、主な工種、現場の条件のメモ]
メモに書かれていない数値、工法、安全の対策は書き足さず、空欄にして「要確認」と書いてください。

組織のアカウントでは、文書のスタイル、読み手の種類、長さも選べる。この機能には対象の Microsoft 365 のサブスクリプションが必要だ。下書きの工法や安全の対策は、現場の担当者と責任者が確かめてから使う。手順は Microsoft Copilot の使い方にある。

施工計画書や手順書を見直す

できた施工計画書や作業の手順書に、分かりにくい書き方や前後の食い違いがないかを読み直すときの場面だ。Claude は PDF や Word のファイルを読み込める。図やグラフまで読むのは100ページ以下の PDF だ。チャットボックスの「+」から計画書を添付して、次のように頼む。

添付した[施工計画書の名前]を、初めてこの現場に入る[職長／若手の担当者]の目で読んでください。
次の3点を、PDF のページ番号を付けて一覧にしてください。
1. 主語や順番があいまいで、読み手によって違う作業になりうる文
2. 同じものを違う名前で呼んでいる箇所
3. 工程表や数量の表と、本文の数値や日付が食い違っている箇所
直し方の案も添えてください。安全の対策や構造に関わる内容は推測で書き足さず、「確認が必要な点」として挙げてください。

ページを指定するときは、資料に印刷された番号ではなく、PDF ビューアに出るページ番号を使う。1つのチャットには20ファイルまで添付できる。AI が挙げる点は見直しの材料で、直すかどうかは担当者が決める。資料の読ませ方は Claude の使い方にある。

作業日報を決まった形にまとめる

現場で書いたメモから、毎日の作業日報を同じ形で書きたいときの場面だ。ChatGPT のプロジェクトは関係するチャット、ファイル、指示をまとめておく機能で、ほかの人と共有できる。日報の書式をプロジェクトに入れ、プロジェクト設定の指示に次のように書く。

あなたは[工事名]の作業日報をまとめる手伝いをします。
日報は、プロジェクトに入れた[日報の書式]の見出しの順に書いてください。
私が渡すメモ（天候、作業の内容、出面の人数、使った機械、翌日の予定）だけを使い、メモにない数値や作業は書かないでください。
メモから分からない項目は空欄にして、最後に「確認が必要な項目」として一覧にしてください。

プロジェクトの指示はそのプロジェクトの中だけで使われ、全体のカスタム指示より優先される。入れられるファイルは、Free がプロジェクトごとに5個、Go と Plus が25個、Pro、Business、Enterprise、Edu が40個までだ。日報の人数や時間を Excel や CSV にまとめておけば、ChatGPT に月ごとの集計を頼むこともできる。手順は ChatGPT の使い方にある。

協力会社への連絡文を書く

工程の変更や搬入の時間の調整を、協力会社に丁寧に伝えたいときの場面だ。Claude はメールをはじめ、さまざまな形式の文章を書ける。次のように頼む。

協力会社の[会社名]の[担当者名]さんに送る連絡文を書いてください。
用件：[作業の日程]を[新しい日程]に変更してほしい
理由：[理由（例：前の工程の遅れ）]
伝えること：[搬入の時間、作業の場所、持ち物など決まっていること]
丁寧で短い文面にし、件名も付けてください。決まっていないことは書かないでください。

ヘルプは背景を知らない人に指示を出すつもりで、できるだけ多くの文脈を入れるよう勧めている。日付や時間は、送る前に工程表と照らし合わせる。頼み方は Claude の使い方にある。

工程会議の録音から議事録を作る

工程会議や定例の打ち合わせの録音から、決まったことと次の作業をまとめたいときの場面だ。ChatGPT は録音した音声ファイルを添付して、文字起こしと要約を頼める。この機能は有料プランで使え、無料版では使えない。TRAIL の年表では2026年10月6日に音声ファイルのアップロードに対応した。録音を添付して、次のように頼む。

添付した[会議名]の録音を文字起こしし、次の形でまとめてください。
1. 工種ごとの進み具合と遅れ
2. 決定事項
3. 次回までの作業（担当の会社と期限が分かるものは添える）
録音から分からない点は「録音からは不明」と書いてください。

ヘルプによると、文字起こしには誤りが含まれることがあり、話者の識別も正確でない場合がある。録音することは、会議の参加者に知らせておく。手順は ChatGPT の使い方にある。

設計変更や質疑のメールを要約する

設計変更や質疑のメールが長く続き、自分が対応する点を確かめたいときの場面だ。Microsoft Copilot は Outlook の中でメールのやり取りを要約できる。新しい Outlook ではメッセージの上部の「Summary by Copilot」を、クラシック Outlook では「Summarize」を選ぶ。職場のアカウントでは、Outlook の Copilot Chat に続けて次のように頼める。

このメールのやり取りは[工事名]の設計変更の連絡です。
次の点を箇条書きにしてください。
1. 変更の前と後で何が変わるか
2. 変更が関わる図面の番号や箇所
3. [施工管理／事務]の担当が対応しなければならないことと期限
メールに書かれていない点は「記載なし」と書いてください。

要約では、やり取りの個々のメールがそれぞれおよそ1文にまとめられる。社内のメールや会議をまたいで経緯を探すには、Microsoft 365 Copilot のライセンスが要る。変更の中身と期限は、要約で済ませずに元のメールと図面で確かめる。手順は Microsoft Copilot の使い方にある。

仕様書や社内基準を読ませて答える

工事の仕様書や社内の施工の基準のように、何度も調べる資料に質問したいときの場面だ。NotebookLM はソースとして読み込んだ資料だけを使い、ソースのどこを使ったかを示す引用を付けて答える。資料から関係する部分を探して答える仕組みは RAG と呼ばれる。仕様書や基準を1つのノートブックにまとめて入れ、次のように頼む。

[仕様書の名前]と[社内基準の名前]によると、[知りたいこと（例：[工種]の検査の項目と記録の残し方）]はどうなっていますか。
該当する条項やページを引用して答えてください。
資料に書かれていない場合は、書かれていないと答えてください。

Google ドライブから取り込んだソースは数分ごとに自動で同期されるので、元の文書を直せばノートブックにも反映される。各ノートブックは独立していて、複数のノートブックの情報を同時には使えない。工事ごとにノートブックを分けておく。答えは引用を選んで、元の資料の該当箇所で確かめる。手順は NotebookLM の使い方にある。

外国人の作業員向けの案内を訳す

朝礼の連絡や現場の決まりを、外国人の作業員にも伝わる言葉で用意したいときの場面だ。DeepL は AI翻訳のツールで、Word、PowerPoint、PDF のファイルを、元の書式、画像、フォントを保ったまま訳す。現場で使う言葉の訳を毎回そろえたいときは、用語集を作っておく。Team 以上では次の形の CSV で一度に登録できる。

[現場で使う言葉],[訳語]
[機械や道具の名前],[訳語]
[集合の場所の呼び名],[訳語]

CSV は UTF-8 で保存し、1行目から用語を書く。訳したい言語が DeepL の対応する言語にあるかは、先に確かめる。安全に関わる案内の訳文は、その言語を読める人が確かめてから配る。手順は DeepL の使い方にある。

現場写真の説明文を書く

報告書に貼る現場写真に、写っている作業の説明文を付けたいときの場面だ。Claude は文書と画像を読み込ませ、内容への質問を頼める。読める画像の形式は JPEG、PNG、GIF、WebP だ。写真を添付して、次のように頼む。

添付した[枚数]枚の写真は、[工事名]の[工種]の作業の様子です。
それぞれの写真に、報告書に載せる1〜2文の説明文を付けてください。
撮った日と場所は次のとおりです：[日付、場所]
写真から分からない寸法、材料の名前、数量は書かず、「要確認」と書いてください。

写真や画面を AI が読み取り、何が写っているかを判断する技術は画像認識と呼ばれる。AI が写真の中身を取り違えることもあるので、説明文は撮った人が確かめる。人の顔、車のナンバー、発注者の名前が写った写真を渡してよいかは、社内のルールで確かめる。

社内の情報を入れる前に

図面、発注者から受け取った設計図書や仕様書、発注者の名前や工事の場所を AI に入れる前に、社内のルールと発注者との契約で入れてよいかを確かめる。入れてよい場合も、入力が学習に使われるか、止める設定、会社向けのプランとの違いを確かめる。迷ったときは社内の担当部署に確かめる。

ChatGPT

OpenAI のヘルプの「ChatGPT のデータ管理」によると、無料版、Plus、Pro の個人用ワークスペースでは、初期設定で会話がモデルの改善に使われる。止めるときは「設定」→「データコントロール」で「すべての人のためにモデルを改善する」をオフにする。オフにしても、回答に「いいね」や「よくないね」を付けると、その会話全体が学習に使われることがある。Business、Enterprise、Edu のワークスペースの内容は、初期設定では学習に使われない。

Claude

Anthropic のヘルプによると、Free、Pro、Max などでは、学習に会話を使うかを利用者が設定で選ぶ。止めるときは「設定」→「プライバシー」で「AIモデルの改善を支援する」をオフにする。Team、Enterprise などの商用の製品では、初期設定で入力と出力を学習に使わない。ヘルプは、機密の業務文書を入力するときは慎重に考えるよう求めている。

Microsoft Copilot

Microsoft のサポートによると、職場や学校のアカウントでサインインすると、エンタープライズ データ保護が自動で適用され、プロンプトと応答は基礎モデルのトレーニングに使われない。プロンプトと応答は記録され、IT の管理者が検索や監査のツールで見られる。個人のアカウントでも、2026年8月18日からの新しい Copilot アプリでは、プロンプト、応答、ファイルの内容は基礎モデルのトレーニングに使われない。ただし、個人の Microsoft アカウントの使用条件は、Copilot を個人の利用のためにだけ使えるとしている。

NotebookLM

Google のヘルプによると、個人のアカウントでは、フィードバックを送らない限り、ノートブックの内容が Google の基盤モデルの学習に直接使われることはない。フィードバックを送ると、プロンプト、ソース、出力などが集められ、訓練を受けたチームが確認する。Google Workspace のアカウントでは、フィードバックを送った場合でも、アップロード、質問、回答が人に確認されることも、学習に使われることもない。会社のアカウントで使えるかは、組織の Workspace のエディションと管理者の設定で決まる。

DeepL

DeepL のプライバシーポリシーによると、無料の DeepL翻訳と DeepL Write に入れた文章とファイル、その訳文は、ニューラルネットワークと翻訳アルゴリズムの訓練と性能の向上のために一定期間保存される。無料版で個人データを含む文章を訳すことは利用規約で認められておらず、DeepL Pro の登録者に限って可能だ。料金ページは DeepL Pro の顧客のデータを AI モデルの訓練に使わないとしている。なお、CAD から書き出した図面の PDF は、DeepL のファイルの翻訳に対応していない。

どのツールも、個人のアカウントか会社のアカウントかで、データの扱いが変わる。図面や発注者の情報を扱う部署では、会社が契約したアカウントでサインインしているかを先に確かめる。

気をつけること

回答が間違っていることがある

AI がもっともらしいが正しくない内容を答えることは、ハルシネーションと呼ばれる。OpenAI のヘルプは、ChatGPT が誤った情報や存在しない出典を出すことがあり、回答を初稿として使うよう勧めている。Anthropic の利用規約も出力の正確さを自分で確かめないまま頼ってはいけないとしている。NotebookLM のヘルプも不正確な情報を示すことがあると説明している。数量、寸法、日付、図面の番号は、元の資料で確かめてから使う。安全書類、危険の予知、構造の計算に関わる内容は、AI の回答で決めず、資格者や担当者が確かめ、社内の承認の手順を通す。

個人情報や顧客の情報の扱い

作業員の名前や連絡先、発注者や近隣の人の情報を AI に入れてよいかは、社内のルールと契約で決める。DeepL の無料版では、個人データを含む文章を訳すことが利用規約で認められていない。日報や出面の記録に作業員の名前があるときは、渡す前に名前の列を消すか、記号に置き換えることも検討する。

社内ルールの確認

使ってよいツール、入力してよい情報、出力を誰が確かめるかを決めて回すことは、AIガバナンスと呼ばれる。ChatGPT の Business と Enterprise では、管理者がメンバーの使えるモデルやアプリの利用を決められる。Claude の Team と Enterprise では、組織のオーナーが使える機能を決める。DeepL の Team では、管理者がチームのメンバーによる DeepL Write の無料版の利用を制限できる。この記事は、社内のルールが法令に合うかを判断しない。

よくある質問

次に読む

• ChatGPT の使い方
• Claude の使い方
• Microsoft Copilot の使い方
• NotebookLM の使い方
• DeepL の使い方
• DeepL と ChatGPT の違い