経理・財務の仕事で使うAI　ChatGPT・Claude・Copilot のプロンプト例と注意点

この記事で扱うツール

経理・財務の場面で使える機能が公式のヘルプで確かめられる5つのツールを選んだ。料金は TRAIL のファクトパックと各社の料金ページの値で、2026年10月24日時点のものだ。

NotebookLM は2026年7月16日に名前が Gemini Notebook に変わった。この記事では旧名の NotebookLM で呼ぶ。

場面ごとの使い方

ここでのプロンプトは各ツールにこう頼めるという例だ。[ ] の中を自分の内容に差し替えて使う。TRAIL は出力を確かめていないので、回答の中身は必ず元の資料と照らし合わせる。この記事は会計基準や税務、法律の判断を扱わない。判断が要る点は、社内の担当者や専門家に確かめる。

社内規程や経理マニュアルに質問する

経費精算の規程や経理のマニュアルで、申請の期限や必要な書類を何度も調べるときの場面だ。NotebookLM は読み込ませた資料だけを根拠に、資料のどこを使ったかを示す引用付きで答える。規程の PDF や Google ドキュメントを1つのノートブックに入れ、次のように頼む。

[経費精算規程の名前]によると、[知りたいこと（例：出張の日当の申請期限）]はどうなっていますか。
該当する条文やページを引用して答えてください。
資料に書かれていない場合は、書かれていないと答えてください。

答えが違うと思ったら、引用を選んでソースの該当箇所を確かめる。Google ドライブから取り込んだソースは数分ごとに自動で同期されるので、規程を改定すればノートブックにも反映される。手順は NotebookLM の使い方にまとめている。

契約書や規程の支払い条件を抜き出す

取引先との契約書や社内規程から、支払いの期日や条件だけを先に把握したいときの場面だ。Claude はチャットボックスの「+」から「ファイルまたは写真を追加」を選んで PDF を添付できる。次のように頼む。

添付した[契約書の名前]から、支払いに関係する条項を抜き出してください。
項目：支払期日、支払方法、請求書の提出期限、遅延したときの扱い
それぞれ、PDF のページ番号と条項の番号を添えてください。
書かれていない項目は「記載なし」としてください。

ページを指定するときは、資料に印刷された番号ではなく PDF ビューアに出るページ番号を使う。図やグラフまで読むのは100ページ以下の PDF で、それより長い PDF は文字だけを読む。抜き出した条項の解釈や、契約として問題がないかの判断は AI に任せない。詳しくは Claude の使い方にある。

表の空欄や重複を見つけて形を整える

会計ソフトや銀行から書き出した CSV を、集計の前に点検したいときの場面だ。ChatGPT はスプレッドシートや CSV のデータを集計し、表やグラフにできる。ファイルを添付して、次のように頼む。

添付した[ファイル名]は[期間]の[取引明細／経費の明細]です。
次の点を確認し、該当する行の番号を一覧にしてください。
1. [日付]、[金額]、[取引先]のどれかが空欄の行
2. 日付、金額、取引先がすべて同じ行
3. [金額]の列に数字以外が入っている行
元のデータは変えずに、確認した結果だけを示してください。

OpenAI のヘルプは使ってほしい列、計算、まとめ方を指定するよう勧めている。1行目に分かりやすい列見出しを置き、1件を1行にした表のほうが分析しやすい。画像の表やスキャンした PDF からは正しい値を抜き出せない場合があるので、正確な値が要るときはスプレッドシートかテキストのファイルを使う。手順は ChatGPT の使い方にある。

集計の結果を数式の入った Excel にする

月次の明細を部門ごとや勘定科目ごとに集計し、あとで数字を追える形で残したいときの場面だ。Claude は動作する数式を含むスプレッドシートを作れる。Excel か CSV のファイルを添付して、次のように頼む。

添付した[ファイル名]は[期間]の[経費の明細]です。
[部門]ごとに[金額]の合計を月別に集計してください。
結果は、数式が入った Excel のファイルにしてください。
どのセルがどの範囲を合計しているかを、別のシートに一覧にしてください。

Excel のファイルを読ませるには、コードの実行とファイルの作成が有効になっている必要がある。Free、Pro、Max では初期設定で有効で、「設定」→「機能」で切り替えられる。受け取ったファイルは Excel で開き、数式がどの範囲を参照しているかを確かめてから使う。

Excel の中で数式を作り、仕組みを説明させる

集計表に新しい列を足したいが、どの関数を組み合わせればよいか分からないときの場面だ。Microsoft Copilot は Excel の中で数式の生成、グラフやピボットテーブルの作成、並べ替えやフィルターを頼める。Microsoft のサポートによると、既存のデータから値を計算する新しい列を作り、各数式のしくみを説明することもできる。Excel の右下隅にある Copilot アイコンを選び、次のように頼む。

この表の[支払期日]の列と今日の日付を比べて、
期日を過ぎていれば「期限超過」、7日以内なら「まもなく」と表示する列を[列名]の右に足してください。
使った数式が何をしているかも、関数ごとに説明してください。

Microsoft のサポートは、Copilot は分析情報と数式を生成して説明するが、内容が不正確または不適切な可能性があるとしている。Copilot の編集に対応するのは、[計算オプション] が [自動] に設定されている場合だけだ。Excel の Copilot を使うには、AI クレジットのプランを含む Microsoft 365 Personal か Family、Microsoft 365 Premium、商用の Microsoft Copilot のサブスクリプション、Copilot Chat の対象になる会社向けの Microsoft 365 か Office 365 のどれかが要る。

予算と実績の差の説明文を下書きする

月次の報告で、予算と実績の差を部門ごとに文章で説明するときの場面だ。ChatGPT と Claude はどちらも、添付した表をもとに文章の下書きを頼める。予算と実績の表を添付して、次のように頼む。

添付した[ファイル名]は[部門名]の[月]の予算と実績です。
差が大きい順に3つの科目を選び、差の金額と比率を表にしてください。計算式も示してください。
そのうえで、[役員会]向けの説明文の下書きを300字程度で書いてください。
差が出た理由は、次のメモに書かれたことだけを使ってください。
[差が出た理由のメモ]

差が出た理由は AI に推測させず、担当者が把握している事実をメモで渡す。表の金額と比率は、元の表と同じかを人が確かめてから報告に使う。

複数の見積書や請求書を同じ項目で並べる

複数の取引先から届いた見積書や請求書を、同じ項目で比べたいときの場面だ。NotebookLM は「Studio」パネルの「データテーブル」で、ソースを表の形にまとめられる。資料をソースに追加し、データテーブルの鉛筆アイコンを選んで、プロンプト欄に次のように書く。

各社の[見積書／請求書]を比べる表を作ってください。
行：会社名
列：[金額（税抜き）]、[金額（税込み）]、[支払期日]、[支払い条件]
資料に記載がない項目は空欄にしてください。

できた表は「Google スプレッドシートにエクスポート」で書き出せ、引用文献は2つ目のタブに入る。書き出した表の金額は元の見積書や請求書と照らし合わせる。

社内の問い合わせに答えるよくある質問を作る

「この経費はどの科目で申請するか」「請求書はいつまでに出すか」のような、社内から繰り返し届く質問への答えを用意しておきたいときの場面だ。NotebookLM はソースを、よくある質問や概要説明資料などの形のレポートにまとめられる。ここではチャットで頼む例を示す。経理のマニュアルや申請の手順書をソースに入れ、次のように頼む。

ソースにある[経費精算／請求書の受け取り]の手順をもとに、
社内の社員から届きそうな質問と答えを10組作ってください。
答えにはソースの該当箇所を引用してください。
ソースに書かれていないことは、答えに含めないでください。

チームで使うときは、ノートブックを「共有」から「閲覧者」の権限で渡せる。閲覧者は読むだけで、ソースやメモを足したり消したりできるのは編集者だ。

請求書のメールを決まった場所に保存して記録する

取引先から届く請求書のメールを、毎回手で保存して一覧に書き写しているときの場面だ。n8n は Gmail へのメールの着信や決まった時刻をきっかけに、Google Drive への保存や表への行の追加を自動で回せる。n8n Assistant のチャットで、次のように頼む。

毎朝、Gmail で件名に「[請求書]」を含むメールを確認するワークフローを作って。
添付の PDF を Google Drive の [フォルダ名] に保存し、
送信者、件名、受け取った日を Data Table に1行ずつ足して。
公開する前に私に確認して。

n8n の公式ドキュメントの例にも、Gmail の請求書を Google Drive に保存して Data Table に記録する依頼がある。n8n Assistant はプレビューの機能で、公式の例は英語で書かれている。日本語での依頼に対応するかはドキュメントに書かれていない。手順は n8n の使い方にある。

抜き出した内容を、人の承認を挟んでから回す

メールから取引先名や金額を抜き出して表に足し、担当者が確かめてから次の工程に回したいときの場面だ。n8n の Information Extractor は文章から決めた項目を抜き出し、Slack のノードの「Send and Wait for Response」は相手の返事を待てる。次のように頼む。

Gmail に「[請求書]」というラベルのメールが届いたら動くワークフローを作って。
本文から取引先名、請求金額、支払期日を Information Extractor で抜き出し、
Slack で [承認者の名前] に送って、承認されたら Google スプレッドシートの [シート名] に1行足して。
却下されたら表には足さずに止めて。抜き出せなかった項目は空欄のままにして。

n8n Assistant が組んだワークフローについて、公式は本番で使う前に、処理の流れ、ノードの設定と認証情報、想定どおりの入力でのテスト、エラーの扱いを確かめるよう求めている。AI のノードを使うには、n8n Cloud の Gateway credits か、自分で用意した AI の提供元の API キーが要る。

社内の情報を入れる前に

決算前の数字、取引先との契約、従業員の給与や口座の情報を AI に入れる前に、入力が学習に使われるか、止める設定、会社向けプランとの違いを、各社の公式の説明で確かめておく。

ChatGPT

OpenAI のヘルプによると、個人向けのアカウントでは、設定によって会話がモデルの改善に使われる場合がある。止めるときは「設定」→「データコントロール」で「すべての人のためにモデルを改善する」をオフにする。オフにしても、回答に「いいね」や「よくないね」を付けると、その会話全体が学習に使われることがある。Business、Enterprise、Edu のワークスペースの内容は、初期設定では学習に使われない。

Claude

Anthropic のヘルプによると、Free、Pro、Max では、学習に会話を使うかを利用者が設定で選ぶ。止めるときは「設定」→「プライバシー」で「AIモデルの改善を支援する」をオフにする。ヘルプは、クレジットカードの番号や銀行口座の詳細などの財務情報、パスワード、機密の業務文書を入力するときは慎重に考えるよう求めている。Team、Enterprise などの商用の製品では、初期設定で入力と出力を学習に使わない。

Microsoft Copilot

Microsoft のサポートによると、職場や学校のアカウントでサインインすると、エンタープライズ データ保護が自動で適用され、プロンプトと応答は基礎モデルのトレーニングに使われない。一方で、プロンプトと応答は記録され、IT の管理者が検索や監査のツールで見られる。個人の Microsoft アカウントの使用条件は、Copilot を個人の利用のためにだけ使えるとしている。会社の数字を扱うなら、職場のアカウントでサインインしているかを画面の「職場」のラベルで確かめる。

NotebookLM

Google のヘルプによると、NotebookLM の個人のアカウントではフィードバックを送らない限り、データが学習に使われることはない。高評価や低評価のフィードバックを送ると、プロンプト、ソース、出力などが集められ、訓練を受けたチームが確認する。Google Workspace のアカウントでは、フィードバックを送った場合でも、人による確認にも学習にも使われない。

n8n

n8n のプライバシーの解説によると、n8n の AI の機能はワークフローのノードの構成やデータの形を AI のモデルに送ることがあるが、認証情報の値と、ワークフローが処理した実際のデータは送らない。送ったデータは AI のサービスのモデルの学習には使われない。この解説は、ワークフローに組み込んだ AI のノードに渡すデータについては書いていない。TRAIL は、Information Extractor のような AI のノードで請求書やメールの本文を扱う前に、使う AI の提供元のデータの扱いも確かめることを勧める。

どのツールも、会社向けのプランを使っているかどうかでデータの扱いが変わる。個人のアカウントで社内の情報を扱う前に、社内で決められたプランとアカウントを使っているかを確かめる。

気をつけること

回答が間違っていることがある

AI はもっともらしいが事実と違う内容を出すことがある。これをハルシネーションという。OpenAI のヘルプは、ChatGPT が誤った情報や存在しない出典を出すことがあり、回答を最終的な情報源にせず初稿として使うよう勧めている。Anthropic の利用規約も、出力は正確とは限らず、正確さを自分で確かめずに頼ってはいけないとしている。

経理・財務に関わる注意は、Microsoft と Google のヘルプにもある。Excel の Copilot のよくある質問は、金融、法律、医療に関するトピックなど、機密性の高い分野の意思決定に Copilot を使わないよう求めている。Google のヘルプは、NotebookLM が不正確な情報を示すことがあるとし、医療、法律、金融に関する助言は必ず資格のある専門家に相談するよう求めている。AI が出した合計、差額、比率は、元の資料と照らし合わせて人が確かめてから使う。

個人情報や顧客の情報の扱い

従業員の給与や口座の番号、取引先の担当者の連絡先のような個人に関わる情報は、入れる前に社内のルールを確かめる。ChatGPT の一時チャットは履歴に残らず、モデルの改善にも使われないが、安全上の目的でコピーが最長30日間保持される場合がある。Claude のシークレットチャットも、設定で学習への利用を許していても Claude の改善に使われない。n8n では API キーやパスワードを n8n Assistant のチャットに貼らず、標準の認証情報の画面で入れる。

社内ルールの確認

会社向けのプランでは、管理者が使える機能を決める。ChatGPT の Business と Enterprise では、管理者がメンバーの使えるモデルやアプリの利用を決められる。Claude の Team と Enterprise では、ウェブ検索や Google ドライブのコネクタを、組織のオーナーが有効にしてからメンバーが使える。Microsoft Copilot の職場のアカウントでは、アナリストなどのエージェントを管理者が管理センターで管理する。AI を使ってよい業務、入れてよい情報の範囲は、会社の情報システムの担当や規程で確かめる。この記事は、AI の利用が法令や契約に合うかの判断をしない。

よくある質問

次に読む

• ChatGPT の使い方
• Claude の使い方
• Microsoft Copilot の使い方
• Microsoft Copilot と ChatGPT の違い
• n8n の使い方
• ハルシネーションとは